W myśl zasady ogólnej, określonej w art. 86 ust. 1 o VAT, podatnik ma prawo do odliczenia podatku naliczonego w zakresie, w jakim nabywa on poszczególne towary i usługi będące przedmiotem wykonywanych czynności opodatkowanych. W przypadku podróży służbowych o możliwości jego odliczenia na fakturze decydować więc będzie charakter naszego przedsiębiorstwa oraz rodzaj poniesionych kosztów, który powinnien odpowiadać specyfice prowadzonej działalności.
Powyższe stwierdzenie wynika z faktu, iż zgodnie z przepisami koszt podatkowy stanowią wszystkie te wydatki, które mają na celu uzyskanie lub podtrzymanie stałego źródła dochodu. Aby służbowe rozliczenia uwzględnić na fakturze bądź efakturze VAT, powinniśmy zadbać o przetrzymanie kilku istotnych dokumentów jeszcze na etapie planowania wyjazdu, które poświadczą odbytą delegację. Niezbędne w tym przypadku będą protokoły ze spotkań firmowych, ustalenia i porozumienia handlowe z podwykonawcami czy klientami, uprzednio sporządzony harmonogram wyjazdu służbowego przedsiębiorcy lub jego pracownika, zarejestrowany w ramach tradycyjnej i elektronicznej korespondencji, a także w formie zapisu na oficjalnych dokumentach, znajdujących się w firmowym obiegu.
Każda delegacja musi zatem zostać umiejętnie rozliczona, aby zainteresowane strony mogły ją zaklasyfikować jako rzeczywisty koszt podatkowy.
Delegacje służbowe
Przy rozliczaniu wydatków służbowych bardzo ważna będzie różnica w ujmowaniu kosztów przez poszczególne osoby, a więc właściciela firmy i jego pracowników. Przy rozliczaniu delegacji kluczowe okażą się koszty związane z samym wyjazdem, czyli transport, nocleg oraz wyżywienie. Warto pamiętać jednak o tym, że wyjazd służbowy przedsiębiorcy wygląda nieco inaczej niż w przypadku jego podwładnych.
Pierwsza zasadnicza różnica dotyczy kwestii oddelegowania służbowego. Właściciel firmy nie potrzebuje żadnego polecenia wyjazdu, ponieważ to właśnie on ponosi wszelkie wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej – czyli z zachowaniem, zabezpieczeniem lub uzyskiwaniem przychodów.
Ważnym aspektem w odliczaniu wydatków jest ustalenie tego, które z produktów, towarów lub usług będących częścią przedsiębiorstwa, będziemy wykorzystywać w ramach służbowego wyjazdu. I tak, w przypadku podróży samochodem, który jest własnością firmy, w kosztach będzie można uwzględnić wydatki na paliwo, opłaty bramkowe na autostradach, postoje parkingowe itd. W momencie, kiedy przedsiębiorca zdecyduje się na podróż autobusem, taksówką, pociągiem czy samolotem, do wprowadzenia kosztu będziemy potrzebować faktury lub rachunku, dokumentujących dany wydatek.
Należy pamiętać o tym, że każdy właściciel firmy powinien w szczegółowy sposób uzasadnić swoją delegację, by żaden urzędnik nie mógł nas posądzić o niewłaściwe zaliczanie wydatków w koszty. Musimy zatem określić ramy czasowe i cel podróży, dokumenty zawierające szczegóły spotkania, wręczone foldery czy wizytówki oraz bardzo przydatną w rozliczaniu się z kosztów służbowych, umowę poświadczającą odbytą delegację. – tłumaczy Bartłomiej Woźniak, kierownik projektu e-fakturomat.
Wydatki na służbowe wyjazdy pracowników firmy stanowią dla pracodawcy koszt uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Osobom zatrudnionym w danym przedsiębiorstwie przysługują diety oraz zwrot kosztów za przejazdy. Pracownik, podobnie jak właściciel firmy, określa środek transportu właściwy do odbycia podróży krajowej czy zagranicznej, jak również jego rodzaj i klasę. W ten sposób może uzyskać zwrot kosztów poniesionych na przejazd do miejsca wykonywania zadań służbowych.
Ważne będzie również określenie diety pracowniczej, a więc wydatków składających się na wyżywienie pracownika podczas delegacji, które w naszym kraju nie powinny przekraczać 30 zł za dobę podróży.
Reasumując, każda osoba, chcąca otrzymać zwrot z tytułu poniesionych wydatków podczas swojego pobytu służbowego i towarzyszących mu obowiązków, powinna udokumentować cały wyjazd w oparciu o szczegółowe rozliczenia. Podstawowym dokumentem księgowym, na podstawie którego zainteresowane strony mogą uzyskać taką refundację będzie zatem faktura VAT.
Aby usprawnić, a co za tym idzie przyspieszyć cały proces, warto pomyśleć o elektronicznych i mobilnych możliwościach, jakie daje efakturowanie. Argumentem przemawiającym za skorzystaniem z tego rozwiązania będzie przede wszystkim duża oszczędność czasu i wyeliminowanie uciążliwych kolejek w punktach sprzedaży, tym bardziej uciążliwych w przypadku ściśle zaplanowanych wyjazdów służbowych.
Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka. Realizowane przez ITEZONE.PL Sp. z o.o., które otrzymało dofinansowanie w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach działania POIG 8.1.Tytuł projektu: „E-Fakturomat – praktyczne narzędzie dla sieci handlowych i agencji badania rynku i opinii.”
