Spokojna podróż służbowa. Co powinieneś wiedzieć zanim wyruszysz?

Autor tekstu: , Data publikacji:

Podróż służbowa to integralna część pracy w wielu zawodach. Niezależnie od tego, czy łączy się z krótką nieobecnością, czy z serią wyjazdów - warto zadbać o to by przebiegła spokojnie i bez zakłóceń, przynajmniej w kwestii transportu.

Samolot z wielu powodów wybierany jest jako naturalny środek transportu w przypadku podróży biznesowych: zapewnia zazwyczaj najszybszą komunikację do miejsca docelowego, a także szereg udogodnień, które pozwolą zrelaksować się biznesmenom przed ważnymi spotkaniami czy konferencjami. Mowa tu o specjalnych, biznesowych strefach na lotniskach czy możliwościach skorzystania z wyższej klasy podróży już na samym pokładzie samolotu.

Są jednak takie kwestie dotyczące podróży służbowej, o których warto wiedzieć bez względu na to, na jaki środek transportu padnie nasz wybór.

Jedziemy w podróż służbową czy w delegację?

W ramach wykonywania swoich obowiązków pracownicy często zobowiązani są do wyjazdu w delegację, czy też podróż służbową. Choć te terminy używane są zamiennie, istnieją między nimi różnice, o których powinni pamiętać nie tylko pracodawcy. Przede wszystkim dlatego, że wykonanie danego zadania lub świadczenie pracy w innym miejscu może podlegać przepisom dotyczącym podróży służbowej lub delegowania. To z kolei warunkuje zakres uprawnień pracownika i obowiązków pracodawcy.

Najważniejszym kryterium, które pozwoli na rozróżnienie tych dwóch pojęć, jest zmiana stałego miejsca wykonywania pracy. Jeśli tak się dzieje – mamy do czynienia z delegacją. Podróż służbowa, natomiast, polega zazwyczaj na punktowym wykonaniu konkretnego zadania: udziału w konferencji lub spotkaniu biznesowym, czy zaprezentowania oferty. Jednakże, niezależnie od celu i specyfiki wyjazdu, pracodawca powinien okazać wsparcie w jego organizacji.

Co powinien zapewnić nam pracodawca?

Podróż zaplanowana, spotkanie umówione, bilety zakupione a hotel zarezerwowany. To jednak nie wszystko, na co liczyć mogą pracownicy. Z tytułu wyjazdu biznesowego przysługuje im zwrot kosztów transportu oraz zakwaterowania (na podstawie przedłożonej dokumentacji, czyli rachunków lub faktur), a także dieta, której wysokość uzależniona jest od danego państwa.

W przypadku wyjazdu na terenie Polski, wysokość dziennej diety to maksymalnie 30 złotych, a jej ostateczna kwota liczona jest na podstawie faktycznego czasu spędzonego na wyjeździe służbowym. Wyjazd zagraniczny wiąże się jednak z innym kalibrem kosztów dla pracodawcy: wysokość diety za dobę podróży oraz limitu na nocleg w hotelu różni się w zależności od państwa. Oczywiście, od tych reguł nietrudno znaleźć wyjątki i wykluczenia.

Co ciekawe, pracodawca powinien zapewnić pracownikowi delegowanemu do kraju członkowskiego Unii Europejskiej warunki zatrudnienia na poziomie minimalnym obowiązującym w tym właśnie kraju. Dotyczy to nie tylko samego wynagrodzenia, lecz także norm czasu pracy czy wymiaru urlopu. Jak jednak właściwie przygotować się do takiego wyjazdu?

Podróż samolotem – o czym warto wiedzieć?

Choć sam lot samolotem jest stosunkowo szybki, należy pamiętać o tym, że konieczny będzie transport do i z lotniska. Niestety, w przeciwieństwie do dworców kolejowych i autobusowych, lotniska często oddalone są od centrum miast. Jeśli nie są dobrze skomunikowane, dojazd na nie może przysporzyć kłopotów, dlatego warto zaplanować go z wyprzedzeniem.

Poza sprawdzeniem trasy na lotnisko, należy również zadbać o właściwe przygotowanie bagażu do transportu. Co to oznacza? W przypadku niedługich wyjazdów służbowych, najczęściej podróżuje się z bagażem podręcznym. Ten rodzaj bagażu związany jest jednak z pewnymi ograniczeniami, które różnią się w zależności od wybranej linii lotniczej. Warto więc poświęcić chwilę nie tylko na zapoznanie się z nimi, lecz także na sprawdzenie zawartości walizki – choć wymiary takiego bagażu wciąż pozwalają na zabranie sporej ilości rzeczy, często można w nim znaleźć kilka zupełnie niepotrzebnych przedmiotów.

O czym jeszcze należy pamiętać? O tym, że opóźnienia i anulowania lotów niestety się zdarzają. W przypadku wyjazdu służbowego mogą nie tylko wprawić w zakłopotanie czy rozczarowanie, ale też wpłynąć na ważne decyzje i naprawdę skomplikować sprawy biznesowe. Wielu pasażerów nie jest świadomych tego, że może ubiegać się o odszkodowanie także w przypadku lotów służbowych. Warto zainteresować się tym tematem, jeżeli często latamy lub wysyłamy pracowników w delegacje.

Odszkodowania za loty służbowe

W przypadku krótkich podróży (za które uznaje się loty do 1500 kilometrów), wysokość rekompensaty wynosi 250€. Loty w obrębie Unii Europejskiej dłuższe niż 1500 kilometrów, jak i pozostałe o dystansie dłuższym niż 1500 ale krótszym niż 3500 kilometrów, kwalifikują się do rekompensaty w wysokości 400€. Opóźnienia dotyczące lotów dłuższych niż do 3500 kilometrów wiążą się z uzyskaniem aż 600€ rekompensaty.

Jeśli jednak lot ma zostać zrealizowany, ale jest opóźniony, najważniejszą zasadą, którą pasażer powinien zapamiętać, a która umożliwia uzyskanie odszkodowania, jest to, że opóźnienie powinno wynieść minimum 3 godziny. Czas ten powinien być liczony od planowanej godziny przylotu do miejsca docelowego podróży a faktyczną godziną dotarcia do tego miejsca – tłumaczy Elżbieta Tyszka, główny prawnik GIVT Legal.

Opóźnienie lotu niestety nie zawsze będzie kwalifikowało się do wypłaty świadczenia: istnieje kilka wyjątków nazywanych “okolicznościami nadzwyczajnymi”, które wykluczają odpowiedzialność przewoźnika (gdy czynniki nie są od niego zależne) i mogą spowodować odrzucenie reklamacji. Należą do nich złe warunki pogodowe, strajki kontrolerów, zagrożenia bezpieczeństwa czy destabilizacja polityczna w kraju, z którego ma miejsce wylot.

Samolotem w podróż służbową

Sukces podróży służbowej zależy przede wszystkim od dobrej organizacji. Samolot jest w tym przypadku najchętniej wybieranym środkiem transportu, choć wiąże się z pewnymi obostrzeniami. Wystarczy jednak pamiętać o kilku zasadach, by móc sprawnie dotrzeć do miejsca docelowego i efektywnie w nim pracować.

Dyskusja

Co myślisz o artykule?

Business Traveller

Dołącz do dyskusji