Z czym wiąże się praca przedstawiciela handlowego?
Zawód przedstawiciela handlowego ma zupełnie inne wymagania niż typowa praca w biurze – podstawową kwestią jest gotowość do regularnych wyjazdów do różnych lokalizacji. Jeśli brzmi to jak pozycja, która odpowiada Twoim potrzebom, nie czekaj i zobacz oferty na GoWork.pl. To strona, na której można znaleźć wiele interesujących propozycji, które zapewniają stabilne zarobki i dobre warunki pracy. Warto jednak od razu poznać podstawowe informacje na temat wydatków związanych z wyjazdami.
Większość przedstawicieli handlowych wykonuje swoje obowiązki na podstawie umowy o pracę, która najczęściej określa lokalizację głównego miejsca pracy. Co istotne, pracodawca nie jest zobowiązany do pokrycia kosztów związanych z dojazdem do pracy. Kwestia wydatków wygląda jednak zupełnie inaczej, gdy chodzi o wyjazdy służbowe do innych miast lub miejscowości. Niezależnie od tego, czy mowa o podróży samochodem prywatnym, służbowym, czy też z użyciem autobusu, pociągu lub samolotu, pracodawca powinien zwrócić pełen koszt wyjazdu.
Zwrot kosztów za transport dla przedstawiciela handlowego
O ile w przypadku biletów zwrot dotyczy po prostu całej sumy, w kwestii poruszania się samochodem wydatki mogą być rozliczane w różny sposób. Pracodawca może postawić na zwrot kosztów tankowania po otrzymaniu faktury ze stacji czy też wyliczenie konkretnej kwoty z uwzględnieniem średniej ceny paliwa. Istotne jest także to, że zwrot dotyczy nie tylko samej drogi do innego miasta – należy pokryć również wydatki związane z transportem na miejscu. Pod uwagę bierze się m.in. poruszanie się komunikacją miejską, korzystanie z taksówek czy też bilety parkingowe. Z perspektywy pracownika ważną kwestią będzie zachowanie wszelkich paragonów i potwierdzeń zapłaty, aby pracodawca mógł precyzyjnie obliczyć całkowitą kwotę.
Wyżywienie w podróży i na miejscu
Kolejny aspekt pracy przedstawiciela handlowego to koszt wyżywienia. Jak liczone są wydatki na posiłki? Zastosowanie mają m.in. przepisy dotyczące diety za podróż służbową, która od 1 stycznia 2023 r. ma wysokość 45 zł za dobę. Dodatkowo pracodawca powinien zwrócić opłaty za posiłki spożywane w ramach wykonywania zawodu i związanych z nim zadań, takich jak służbowe śniadanie, obiad czy kolacja z klientem. Podobnie jak w przypadku paliwa, ważne będzie zachowanie paragonu lub faktury, aby umożliwić poprawne rozliczenie kwoty i zwrot wydatków na konto pracownika. Co istotne, pracodawca może również zapłacić za wyżywienie hotelu, jeśli taka oferta zostanie wykupiona w ramach noclegu. Najczęściej dotyczy to tylko kwestii śniadania, które pracownik spożywa przed wyruszeniem do pracy lub na spotkanie z klientem.
Koszty podróży służbowej przedstawiciela handlowego: noclegi krótko- i długoterminowe
Często największą składową kosztów podróży służbowej są opłaty za nocleg. Co do zasady pracodawca powinien pokryć wydatki za każdy nocleg przedstawiciela handlowego poza miejscem zamieszkania. Dokładne zasady zależą jednak od ustaleń w zakresie zwrotów między pracodawcą a pracownikiem. Najprostszym rozwiązaniem jest wynajęcie i opłacenie hotelu bezpośrednio przez firmę. Zwroty nie obejmują wydatków przekraczających 20-krotności stawki diety. Co istotne, pracodawca powinien zwrócić koszty noclegów bez względu na długość wyjazdu, o ile czas podróży jest ściśle powiązany z wykonywaną pracą. Jeśli natomiast pracownik przedłuży czas pobytu w hotelu, nie realizując już żadnych zobowiązań względem pracodawcy, będzie musiał samodzielnie pokryć powstałe koszty.
Jak rozliczane są koszty wyjazdów służbowych?
Warto pamiętać, że rozliczenie wydatków na podróż służbową powinno odbyć się nie później niż 14 dni od jej zakończenia. Przedstawienie stosownych faktur, rachunków i potwierdzeń leży po stronie pracownika. Koszty są traktowane jako część przychodów przedstawiciela handlowego z tytułu umowy o pracę, jednak zasady rozliczeń w zakresie opodatkowania są nieco inne. Szczegółowe regulacje w tym zakresie są określone w Kodeksie pracy. Pracodawca nie może wysłać na podróż służbową w rozumieniu przepisów prawa pracy osoby zatrudnionej na podstawie umowy cywilnoprawnej, jednak możliwe jest określenie konkretnych zasad rozliczeń i zwrotów w ramach umowy.
