E-commerce to handel elektroniczny, który opiera się na sprzedaży internetowej. Wśród jego najbardziej rozpowszechnionych form wyróżniamy sklepy internetowe oraz popularne platformy aukcyjne takie jak Allegro, eBay czy Amazon. Zakup online robiony za ich pośrednictwem to tylko jedna strona transakcji. Od strony sprzedawcy bowiem, e- commerce to także niewidoczne dla klienta procesy odbywające się „na zapleczu” firmy.
Back office – liczy się silne zaplecze
Procesy back office to szereg czynności realizowanych w tle po to, by transakcja mogła dojść do skutku. Są to np. procesy logistyczne (przyjęcia, wydania), finansowe (przyjmowanie wpłat, rozliczenia), gospodarka magazynowa (wystawianie dokumentów WZ, PZ) czy zaopatrzenie (składanie zamówień do dostawców i ich przyjmowanie). Co więcej większość tych procesów odbywa się równolegle z samym zakupem w online, zatem w praktyce podział pomiędzy „frontem” a zapleczem jest umowny.
Łatwo zaobserwować to w sprzedaży, gdzie informacje na temat stanów magazynowych dostępne na stronie sklepu czy platformy marketplace powinny być aktualizowane na czas tj. w momencie ich faktycznej zmiany. Podobnie jest z informacją o wysyłce i planowanej dostawie zamówienia. Współczesny klient, chce szybkiej obsługi i rzetelnej informacji o statusie swojego zamówienia, w tym o planowanym doręczeniu. Jest przy tym wyczulony na wszelkie kwestie osłabiające doświadczenie zakupowe.
Tak więc silny, zintegrowany oraz zautomatyzowany back office, zapewniający ciągłość biznesową i współdziałanie różnych działów firmy to kwestia, o którą warto zadbać.
Zintegruj działania – wykorzystaj system ERP
ERP usprawnia zarządzanie przedsiębiorstwem i jest przystosowany do pracy na dużych zbiorach danych. Jedno z polecanych tego typu narzędzi to system Streamsoft Verto. Posiada najszerszy na rynku zakres integracji i działa w oparciu o wspólną bazę danych dla wszystkich modułów. Jego wysoka skalowalność – nawet do kilkuset tysięcy transakcji dziennie – sprawia, że wytrzyma nawet najbardziej obleganą promocję w e-sklepie. Dzięki systemowi najlepsi gracze w e-commerce są w stanie zrealizować większość zamówień w ciągu dnia i dostarczyć w 24h czy nawet w modelu same day delivery.
System jest wielomodułowy, a poszczególne moduły wspierają konkretne obszary, m.in.: obsługa klienta, sprzedaż, logistyka, gospodarka magazynowa czy księgowość.
Sprawna sprzedaż
Streamsoft Verto zapewnia najlepszą obsługę na każdym etapie transakcji. Od rejestracji, przez realizację, aż po wystawienie dokumentów. Po zatwierdzeniu zamówienia system automatycznie przypisuje zasoby do jego realizacji. Podobnie jest z rejestrowaniem reklamacji, które odbywa się za pośrednictwem systemu RMA i strony www. Utworzone w ramach zamówień dokumenty są kontrolowane pod kątem zgodności.
Poza standardowymi potwierdzeniami transakcji, moduł pozwala tworzyć dokumenty intrastat, międzyfirmowe oraz Tax Free i automatycznie przelicza kursy walutowe – także przy ustalaniu cen sprzedaży.
… i magazyn
Dzięki modułowi Gospodarka Magazynowa jesteśmy w stanie zapewnić sprawną ewidencję stanów magazynowych. Aktualny dostęp do funkcji w obszarze magazynu usprawnia pracę w dziale sprzedaży. Bieżący wgląd do zestawień daje pełny obraz m.in. na temat rozchodów kartotek magazynowych, które poprowadzisz wg partii, numeru seryjnego czy kodu EAN.
Rozwiązanie Streamsoft Verto WMS natomiast optymalizuje proces kompletowania zamówień. Umożliwia integrację z automatyką magazynową, polegającą na współpracy z sorterami, przenośnikami czy automatami do pakowania. Co ważne, jednym z elementów usprawniających pracę na magazynie jest aplikacja Streamsoft Verto WMS mobile dostępna z poziomu kolektora z czytnikiem kodów kreskowych lub smartfona.
Wsparcie dla handlu zagranicznego
ERP to wsparcie sprzedaży w modelu cross-border. Złożoną relację pomiędzy spółką matką a spółkami zależnymi usprawnia proces międzyfirmowy, w którym firma – córka (zagraniczna) występuje w roli klienta i dokonuje zakupu produktów w firmie matce. A spółka – matka rezerwuje produkty, po czym system automatycznie wystawia odpowiednie dokumenty, stanowiące podstawę do wirtualnego przyjęcia towaru w spółce-córce i zrealizowania zamówienia na rzecz klienta końcowego.
Plus integracje z otoczeniem zewnętrznym
System posiada możliwość integracji z platformami płatniczymi, w tym: PayU, PayPal, Przelewy 24, Tpay czy Skrill. Współpracuje pobierając sposób i identyfikator płatności, a następnie sprawnie łączy je z zamówieniami od klientów. Kluczowa korzyść płynąca z tej automatyzacji to brak pomyłek przy rozliczaniu wpłat, dużo szybszy proces sprzedażowy i oszczędność czasu dla operatorów, którzy mogą skupić się na obsłudze wyjątków.
Z kolei integracja z bankami (praktycznie wszystkimi) umożliwia import wyciągów bankowych i bezbłędne parowanie wpłat z zamówieniami. Integracje pozwalają również na eksport przelewów do systemów bankowych z wykorzystaniem plików XML lub automatycznie przez metody webservice.
Streamsoft Verto integruje się także z serwisami firm kurierskich (prawie 60 różnych przewoźników) m. in DHL, DPD, DE, UPSczy czy Inpost. Integracja przekłada się na szybszą i bardziej spójną obsługę logistyczną, sprawniejszą kontrolę dokumentów transportowych. Ponadto dzięki integracji na linii system front-end – system ERP – system kurierski, klienci mają dostęp do informacji o statusie ich przesyłki.
Równie sprawnie zorganizujemy współpracę z dostawcami. Rejestracja i wysyłka zamówień do dostawców może odbywać się automatycznie za pośrednictwem standardu EDI, szyny integracyjnej czy metodą webservice. Dzięki automatycznej wymianie danych na temat zamawianych produktów, cen, ilości czy dat dostaw mamy pełną wiedzę o zamówieniach zakupu i możliwość adekwatnej reakcji na zmieniający się popyt.
