Organizacja podróży służbowej w praktyce. Jak bardzo jest rozproszony ten proces?
Do dziś w wielu firmach proces planowania podróży służbowej często spada na pracownika, który właśnie w delegacje się wybiera. To on sprawdza bilety lotnicze i robi rezerwacje hotelowe. Samodzielnie wybiera optymalne połączenia komunikacyjne, a czasem nawet analizuje wymagania wypożyczalni samochodów, jeśli w grę wchodzi podróż służbowa samochodem. Po drodze kilka razy zastanawia się, czy aby na pewno wybrany transport i nocleg zostanie zaakceptowany i nie będzie musiał zaczynać całego procesu od nowa.
Jeśli firma zatrudnia Office Managera, to organizacja podróży służbowej spoczywa na jego barkach. Arkusze Excel, niekończące się maile z pytaniami i potwierdzeniami. Pomijając już sytuacje, w których konieczna jest szybka zmiana planów i np. wydłużenie delegacji o kilka dni, bo to oznacza kolejne dodatkowe godziny pracy. Właściwie do momentu akceptacji podróży służbowej cały proces potrafi wydłużyć się bardziej niż sama rezerwacja biletów lotniczych.
Polityka podróży służbowych istnieje… ale tylko teoretycznie
W większości firm polityka podróży służbowych istnieje jako dokument. Problem w tym, że w praktyce oznacza to konieczność interpretacji zasad dotyczących wyjazdów służbowych za każdym razem od nowa i czasem też na różne sposoby. Codziennością są pytania typu: „Czy te rezerwacje hotelowe są zgodne z zasadami?” lub „Czy bilety lotnicze mieszczą się w budżecie?” Brak realnego wdrożenia polityki podróży sprawia, że każda podróż służbowa to trochę decyzja „na oko”.
Koszty podróży służbowych, które są widoczne dopiero na końcu
Największy problem pojawia się później. Podczas manualnej organizacji budżet przeznaczany na delegacje nie jest monitorowany na bieżąco. Analiza kosztów podróży odbywa się dopiero po fakcie, kiedy przychodzi czas na rozliczenie. Wtedy zaczyna się: zbieranie faktur, sprawdzanie zasad zwrotu kosztów oraz mozolne ręczne raportowanie kosztów podróży.
Wtedy właśnie dział finansowy zdaje sobie sprawę, że na delegacje zostało wydane zbyt wiele. Firma widzi te liczby, ale nie widzi procesu. A bez tego trudno mówić o czymkolwiek więcej niż tylko o reakcji na koszty wyjazdu służbowego.
Dlaczego tak trudno zoptymalizować podróże służbowe?
W teorii każda firma chce zoptymalizować podróże służbowe. W praktyce brakuje przejrzystości procesu oraz znajomości nowoczesnych narzędzi. Różne działy korzystają z różnych rozwiązań. Nie ma jednego spójnego systemu rezerwacji, który obejmowałby zarówno delegacje krajowe, jak i zagraniczne od A do Z. Efekt? Brak kontroli, brak danych i co najgorsze niska efektywność podróży służbowych.
Kompleksowa obsługa podróży służbowych. Co to naprawdę znaczy?
Nowoczesna i kompleksowa obsługa podróży służbowych jest realnym modelem działania, w którym:
- planowanie wszystkich firmowych podróży służbowych odbywa się w jednym miejscu,
- rezerwacja obejmuje loty, pociągi, hotele i w razie potrzeby wynajem auta,
- zarządzanie rezerwacjami jest w pełni scentralizowane,
- plany podróży są widoczne dla przełożonych w dowolnej chwili.
Platforma worktrips.com pozwala usprawnić podróże służbowe od A do Z. Dzięki takiemu narzędziu pracownik może samodzielnie zarezerwować wyjazd, bez zaangażowania kilku osób i bez wieloetapowej komunikacji. Nowoczesny system podróży służbowych automatyzuje procesy i umożliwia elastyczne dostosowanie rezerwacji do preferencji podróżującego pracownika, w pełnej zgodności z zasadami firmowej polityki podróży.
Funkcjonalności platformy zmieniają sposób zarządzania i raportowania podróży, pozwalają na bezgotówkowe płatności. Firma na koniec miesiąca otrzymuje faktury zbiorcze za wszystkie bilety i noclegi.
Zespół ekspertów WorkTrips oferuje usługi profesjonalnego doradztwa w zakresie konfiguracji platformy worktrips.com, aby była dopasowana do potrzeb firmy. Sam proces wdrożenia jest maksymalnie uproszczony i ograniczony do niezbędnych kroków, dzięki czemu nie obciąża zespołu. Dodatkowo konsultanci podróży zapewniają wsparcie 24/7/365, które jest bardzo przydatne w nieprzewidzianych sytuacjach, takich jak zagubiony bagaż, odwołany lot czy nagłe zmiany planów.
Delegacje służbowe w nowym modelu
Kiedy proces jest dobrze zaprojektowany, analiza kosztów podróży i pilnowanie całego procesu przestaje być obciążeniem, ponieważ dzieje się w tle. Pracownik nie musi zastanawiać się nad zasadami polityki podróży czy dokumentami podróżnymi. Wszystko ma dostępne w systemie worktrips.com.
Coraz częściej organizacja podróży służbowej to nie tylko kwestia kosztów i logistyki, ale też odpowiedzialności. W nowoczesnym podejściu firmy mają możliwość monitoringu śladu węglowego już na etapie planowania. Pracownik, wybierając bilety lotnicze czy inne opcje transportu, widzi, jaki wpływ ma dana podróż służbowa. To sprawia, że decyzje nie są już podejmowane wyłącznie pod kątem ceny, ale także w kontekście ESG i realnego wpływu na środowisko.
Dlaczego firmy wciąż tego nie zmieniają?
Dopóki organizacja podróży służbowej w firmie nie jest świadomie zmapowana, trudno zobaczyć, ile czasu i energii realnie pochłania. Właśnie dlatego coraz więcej przedsiębiorstw zaczyna szukać partnerów, którzy nie tylko upraszczają rezerwacje, ale patrzą na cały proces całościowo.
WorkTrips działa inaczej niż klasyczne biura podróży. Dedykowany opiekun klienta i zespół ekspertów przechodzą z firmą cały proces – od zrozumienia potrzeb, poprzez uporządkowanie procesów podróży służbowych, aż po wdrożenie platformy i bieżące wsparcie. Dzięki temu podróż służbowa przestaje być zbiorem pojedynczych działań, a zaczyna być spójnym, dobrze zaprojektowanym systemem. Jeśli zastanawiasz się, jak mogłoby to wyglądać w Twojej firmie, to możesz zobaczyć platformę worktrips.com w akcji. Bez zobowiązań, w formie krótkiej konsultacji – bo często dopiero wtedy widać, że możliwe jest usprawnienie całego procesu w dużo większym stopniu, niż myślisz.
