1
Zorganizuj spotkanie tak, by trwało jeden dzień. Nie będziesz musiał zapewniać uczestnikom noclegu w hotelu.
2
Ustal rozpoczęcie spotkania po porannych godzinach szczytu, aby jego uczestnicy mogli skorzystać z tańszych połączeń lotniczych i kolejowych. Podobnie wieczorem – zakończ spotkanie przed godzinami szczytu.
3
Zorganizuj spotkanie w hotelu blisko lotniska lub stacji kolejowej, by zaoszczędzić na dodatkowych kosztach transportu.
4
Bądź elastyczny, jeśli chodzi o terminy. Spotkania weekendowe są tańsze, gdyż w hotelach jest więcej miejsca, jeśli oczywiście te położone są w strefie biznesowej. Wynagrodź to pracownikom pozwalając im zabrać osobę towarzyszącą. W innym wypadku, zorganizuj konferencję w poniedziałek lub piątek. – Środek tygodnia jest bardziej napięty a ceny idą w górę – przekonuje Ben Hoeksma, manager ds. rozwoju biznesowego w firmie CWT, zajmującej się organizacją podróży. – Koszty mogą być niższe również w zależności od miesiąca w roku. Dobrym czasem na organizację spotkań jest sierpień i okres poświąteczny.
5
Zdecyduj się na pokój dla VIPów. W wielu przypadkach daje to darmowy dostęp do piętra dla VIPów i salonu biznesowego, który często ma własną salę konferencyjną. Większość hoteli pozwala na zapraszanie na spotkania gości spoza piętra.
6
Dokładnie zaplanuj spotkanie, by maksymalnie wykorzystać czas – to zmniejszy liczbę sesji i obniży koszty wynajmu. Ustal cele i punkty wymagające dyskusji dużo wcześniej, trzymaj się limitów czasowych przeznaczonych na podjęcie decyzji i nie zapominaj o przerwach i energetycznych przekąskach, by utrzymać koncentrację w zespole.
7
Negocjuj ceny z hotelami, szukaj pakietów i promocji – wiele hoteli zapewni ci przestrzeń konferencyjną za darmo, jeśli wykupisz odpowiedni pakiet. Większość prowadzi również programy lojalnościowe i przyznaje nagrody za organizację spotkań.
8
Zwróć uwagę na to, co zawiera pakiet. – Nie decyduj się na taki z dodatkowymi udogodnieniami, jeśli ich nie potrzebujesz. Lepiej na tym wyjdziesz, jeśli wynegocjujesz korzystną cenę za to, co będzie ci potrzebne – może niech nie będą to ciasteczka powitalne, ale na przykład sok pomarańczowy podany do lunchu – przekonuje Paul Hussey, dyrektor ds. rozwoju biznesowego i konferencji w agencji internetowej BSI.
9
Pozwól by rezerwacją spotkań zajęła się firma zarządzająca podróżami. – Uzgadniając wszystkie aspekty spotkania: miejsce, podróż, zakwaterowanie i pozostałą logistykę – firmy te potrafią uzyskać spore zniżki dla klientów. Kiedy wszystkim zajmuje się jedna firma, łatwiej ci też kontrolować, na co idą pieniądze – argumentuje Christer Nordlund, dyrektor ds. organizacji spotkań na północną Europę w firmie HRG.
Są też inne korzyści: – Co jeśli musisz się wycofać w ostatniej chwili? – pyta Mark Douglas, wiceprezes i szef sprzedaży z American Express Business Travel. – Otóż firmy zarządzające podróżami często mają możliwość zagospodarowania przestrzeni organizując spotkanie dla innego klienta, tym samym pozbawiając cię kosztów.
10
Korzystaj z nowej technologii wideokonferencji. Dzięki nowoczesnym apartamentom przeznaczonym do przeprowadzania telekonferencji, poczujesz się tak, jakby uczestnicy spotkania siedzieli tam razem z tobą. Inwestycja w taki prywatny apartament jest bardzo kosztowna, ale niektóre sieci hoteli jak Starwood, Taj czy Marriott pozwalają na wynajem w wybranych miastach na świecie.
11
Planuj wcześniej – zaoszczędzisz więcej, jeśli zarezerwujesz podróż i zakwaterowanie z wyprzedzeniem. Zarezerwuj zatem wcześniej całą serię spotkań. Dzięki temu będziesz miał w ręku silniejszą kartę przetargową, by wywalczyć lepsze zniżki.
12
Lunch jest zwykle tańszy od wystawnego obiadu, a posiłki w formie bufetu kosztują mniej, niż dania z karty.
13
Zaplanuj spotkanie w mieście, które ma atrakcyjne zaplecze rozrywkowe – zamiast organizować atrakcje uczestnikom, możesz po prostu dać im czas wolny.
14
Na stołach postaw dzbanki wody, zamiast butelek – tak jest taniej, a w dodatku bardziej ekologicznie. Jeśli musisz zamówić wodę mineralną, poproś o możliwość zapłaty z dołu za rzeczywistą ilość zamówionej wody.
15
Masz ochotę na coś musującego? Zamów wino „z bąbelkami” zamiast szampana.
16
By zrównoważyć koszty, postaraj się o sponsora spotkania.
17
W przypadku większych spotkań, jak ceremonia przyznania nagród, spróbuj dowiedzieć się kto zarezerwował salę kilka dni przed i po tobie – w niektórych miejscach można dzielić koszty sprzętu audio-wideo z innymi organizatorami.
18
Jeśli to możliwe, nie umieszczaj dat na materiałach dla uczestników, dzięki czemu będziesz je mógł wykorzystać w późniejszym terminie.
19
Pomyśl o zabraniu własnego projektora LCD. – Niektóre hotele nadal pobierają wysokie opłaty za wynajem takiego sprzętu.
20
Zmień układ sali. – Gdy ustawisz fotele rzędami (tak zwane ustawienie kinowe), możesz zaoszczędzić na przestrzeni. W efekcie mógłbyś wynająć mniejszą salę, co oznacza czasem dość znaczącą różnicę kosztów – przekonuje Catherine Hutchings, menadżer ds. sprzedaży w London’s Churchill Museum i Cabinet War Rooms.
