Jednym z ważniejszych aspektów takich wyjazdów jest wybór i rezerwacja odpowiedniego hotelu. Niektóre firmy kontaktują się osobiście z hotelami w różnych miastach, niejednokrotnie bowiem współpracują z sieciami hotelowymi. Jednak nawet w przypadku, gdy firma nie podpisała umowy o świadczenie usług hotelowych i gastronomicznych z konkretnym hotelem czy siecią hoteli, nadal istnieje możliwość zorganizowania wyjazdu służbowego w taki sposób, aby z jednej strony zapewnić pracownikowi jak najwyższy komfort, a jednocześnie z punktu widzenia firmy aby taki wyjazd nie był przesadnie drogi.
Takie firmy mogą korzystać z usług HRS. Ten nowoczesny serwis internetowy pozwala na szybkie wyszukanie i zarezerwowanie hotelu, który będzie spełniał wszelkie oczekiwania firmy i wysyłanego w delegację pracownika. Dlaczego warto korzystać z internetowej wyszukiwarki? Może to mieć szczególnie duże znaczenie dla firm, które w delegacje wysyłają zarówno członków zarządu, jak i szeregowych pracowników. Rzeczą dosyć oczywistą jest to, że standard usług hotelowych dla każdego ze wspomnianych pracowników powinien być wysoki, jednak często firmy chcą mieć realny wpływ na wybór standardu pokoju hotelowego czy też na dodatkowe elementy, mające wpływ na cenę danej usługi. W niektórych hotelach dostępne są pokoje o różnym standardzie, można również nie korzystać z oferowanego w hotelu śniadania, co dodatkowo wpływa na obniżenie ceny pobytu. W przypadku wyszukiwarek mają one również wynegocjowane specjalne stawki za usługi hotelowe, z których mogą korzystać jedynie firmy.
To właśnie owe dodatkowe upusty sprawiają, że firmy chętnie korzystają z możliwości wyszukania, zarezerwowania oraz opłacenia pobytu pracownika w dowolnym miejscu w Polsce i na świecie. Owa dostępność hoteli na całym świecie jest dodatkowym czynnikiem, który decyduje o popularności internetowych systemów do wyszukiwania i rezerwacji hotelowych usług na całym świecie.
