Logistyka przybliża do sukcesu
Do logistyki organizowanego wydarzenia zaliczyć można: lokalizację, infrastrukturę pomieszczeń, catering, dobór ekipy, montaż, transport i wiele innych, jednak właśnie trzy pierwsze elementy w głównej mierze przybliżają nas do sukcesu. Trzeba też pamiętać, że podczas pracy nad realizacją eventu ogromne znaczenie ma jego pierwsza faza, czyli postawienie sobie założeń, określenie celu imprezy, a przede wszystkim jej planowanych efektów.
Od tych czynników zależy całość logistyki, jak również scenariusz imprezy oraz przeznaczony na nią budżet. Brak skonkretyzowanego planu i przemyślanego działania to niepotrzebne generowanie kosztów, co może wpłynąć nie tylko na rentowność, ale przede wszystkim na jakość eventu, która powinna być dla organizatorów najważniejsza.
Dobra lokalizacja, czyli jaka?
Wiele osób organizujących eventy skupia się na efektownych elementach takich, jak angażujący program pełen rozrywek i atrakcji dla gości, znany konferansjer itp., tracąc przez to z pola widzenia najistotniejsze i podstawowe rozwiązania logistyczne. Jednym z nich jest oczywiście idealnie zaplanowana lokalizacja. Wybierając miejsce konferencji kluczowym elementem jest dojazd – wszyscy, a przynajmniej większość uczestników, powinna mieć dogodną możliwość dostania się na miejsce eventu, ale nie mniej ważna jest możliwość sprawnego wydostania się z niego. Warto zwrócić uwagę jak blisko jest parking oraz czy jego pojemność jest wystarczająca.
Wybierając miejsce konferencji kluczowym elementem jest dojazd – wszyscy uczestnicy, niezależnie od wybranego środka transportu, powinni mieć łatwość dostania się na miejsce eventu.
Jedną z głównych decyzji, jakie podejmują organizatorzy konferencji jest wybór odpowiedniej lokalizacji wydarzenia. Decyzja ta ma w głównej mierze wpływ na liczbę uczestników i w pewnym stopniu przesądza o sukcesie spotkania. Generalnie, organizatorzy szukają takich obiektów, które najlepiej odpowiadają tematowi danego wydarzenia jednak proces planowania i wyboru miejsca w różnych organizacjach jest inny. Często w rozmowach z Klientami otrzymuję informację, iż miejsce spotkania nie może być zbyt odległe od siedziby firmy.
Ważnym aspektem jest dobry dojazd – należy zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z komunikacji miejskiej oraz czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża liczba miejsc parkingowych. Ważną rolę odgrywa najbliższe otoczenie danego obiektu. Oprócz kwestii merytorycznych organizatorzy muszą zadbać o profil rekreacyjny i rozrywkowy konferencji, dlatego istotne jest, by dany obiekt był położony w bliskiej odległości od centrum miasta.
I tak właśnie są zlokalizowane hotele w grupie hotelowej AccorHotels. Mamy możliwość zaproponowania naszym gościom najlepszej lokalizacji w zależności od tego, czy życzą sobie, aby spotkanie było w centrum miasta, w pobliżu starówki, lotniska czy też w spokojnej i cichej okolicy. Jesteśmy w stanie znaleźć miejsce idealnie pasujące do koncepcji spotkania. Wszystkie nasze obiekty są tak rozmieszczone aby goście w miarę łatwo mogli zapamiętać i skojarzyć, gdzie dany hotel sie znajduje – mówi Joanna Olszewska, reprezentująca Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialna za współpracę z klientami korporacyjnymi.
Zwróć uwagę na infrastrukturę
Najważniejszym aspektem dla eventowca nie jest wystrój wnętrza (ten można łatwo zaaranżować z pomocą scenografów), ale funkcjonalność. Planując wydarzenie musimy wziąć pod uwagę możliwość ustawienia niezbędnych elementów dekoracji, ale nie mniej ważne są dostępne gniazda prądu, oświetlenie, akustyka, przestrzeń na garderobę dla artystów, bliskość i ilość toalet, pojemność szatni, nie wspominając o dostępności bezprzewodowego Internetu.
Generalnie, organizatorzy szukają takich obiektów, które najlepiej odpowiadają tematowi danego wydarzenia jednak proces planowania i wyboru miejsca w różnych organizacjach jest inny.
Wielkość sali jest niezwykle ważna także pod względem ustawienia miejsc siedzących – w idealnej sytuacji z każdego miejsca centralny punkt eventu powinien być dobrze widoczny. Podczas wizji lokalnej upewnijmy się, że widoczność i akustyka jest dobra i zminimalizujmy możliwość pojawiania się przeszkód w postaci przemieszczających się gości czy obsługi eventu, słabego nagłośnienia, hałasów dobiegających z zewnątrz itp.
Pamiętajmy też, że nawet w dużych miastach znajdziemy tylko kilka sal wystarczająco dużych, by móc w nich zorganizować np. premierę nowego modelu samochodu. Obiekty takie należy rezerwować ze znacznie większym wyprzedzeniem.
Wybierając miejsce, które spełni wszystkie wymagania warto porównać oferty operatorów hotelowych obecnych na rynku. Szerokim portfolio marek hotelowych może pochwalić się sieć AccorHotels – z ofertą dla branży MICE można się zapoznać w specjalnie do tego celu stworzonym przez AccorHotels serwisie. Głównym atutem wspomnianej sieci jest niewątpliwie zróżnicowana oferta dostosowana do każdego typu klienta oraz wyspecjalizowany zespół centralnej sprzedaży służący pomocą i profesjonalnym doradztwem popartym wieloletnim doświadczeniem.
Sztuka tworzenia menu
Umiejętność zapanowania nad każdym szczegółem jest gwarancją udanego eventu, a usługi cateringowe są zdecydowanie jednym z najważniejszych elementów decydujących o jego sukcesie. Dobry catering to nie tylko smaczne i zdrowe menu, ale także doskonała obsługa. Wysoka kultura osobista, profesjonalizm i otwarte podejście do uczestników konferencji świadczy o wysokiej jakości świadczonych usług.
Ważnym czynnikiem są też same składniki, z których przygotowywane są dania – bez wątpienia potrawy muszą być przygotowane z produktów świeżych i najwyższej jakości.
Przy organizacji eventu istotne jest także uwzględnienie preferencji kulinarnych gości – nie zapominajmy o poinformowaniu szefa kuchni lub osoby odpowiedzialnej za catering o ograniczeniach żywieniowych wynikających z alergii pokarmowych, wymogów religijnych, diet itp., aby każdy gość znalazł coś dla siebie i czuł się wyjątkowo.
O sekretach dobrego cateringu opowiada Paulina Kalinowska reprezentująca Centralne Biuro Sprzedaży AccorHotels w Polsce, odpowiedzialna za współpracę z kluczowymi agencjami eventowymi. – Bez wątpienia elementem, który wpływa na ocenę spotkania jest catering, jaki był podany w jego trakcie (przerwy kawowe, lunche czy kolacje). Menu posiłków powinno być przede wszystkim dopasowane do charakteru eventu (business, integracja czy szkolenie), diet, alergii i preferencji uczestników spotkania. Myślę, że na uwagę zasługuje też sposób podania i prezentacji posiłku, które powinny zachęcać do konsumpcji. Dodatkowo w hotelach naszej sieci, szczególną uwagę zwracamy na obsługę, która powinna być sprawna i szybko reagować na potrzeby naszych gości. Ważnym czynnikiem są też same składniki, z których przygotowywane są dania – to ważne aby potrawy były przygotowane z produktów najwyższej jakości. W hotelach naszej sieci posiadamy szeroki wybór przerw kawowych, np. w hotelach Novotel do dyspozycji Gości są przerwy kawowe BIO, oczyszczająca, regionalna, energetyzująca czy owocowa.
Jak widać, dla zorganizowania udanego eventu, nie mniej ważne niż lokalizacja, pomieszczenia czy catering są zaangażowanie, kreatywność i umiejętność szybkiego reagowania na nieprzewidywane przeszkody. Jednak ponad wszystko, warunkiem sukcesu jest wsłuchanie się w potrzeby klienta.
