Samodzielnie czy z biurem podróży – jak zorganizować wyjazd integracyjny?
Planując wyjazd integracyjny dla pracowników, na początku trzeba zadać sobie pytanie, czy skorzysta się z pomocy biura podróży, czy kwestie organizacyjne pozostawi wewnątrz firmy. I jedno i drugie rozwiązanie ma swoje zalety. Zazwyczaj z pomocy zewnętrznego organizatora korzystają duże firmy, które chcą zorganizować wyjazd służbowy dla sporej liczby osób lub celują w egzotyczną destynację. Nie ma jednak żadnych przeszkód, aby do biura podróży zgłosiła się mała firma, która planuje integrację w Polsce lub bliskiej, zagranicznej destynacji przez kilka dni.
Mikro i małe przedsiębiorstwa skorzystać mogą z pomocy East Travel. Kompleksowe wsparcie, biuro proponuje zarówno w zakresie organizacji wyjazdów służbowych, jak i integracyjnych. Obsługa obejmuje rezerwacje lotów, noclegów, transportu na miejscu, rozrywek, atrakcji, wykupienie ubezpieczenia dla członków wyjazdu, a także towarzystwo i opiekę przez cały czas. Takie wsparcie pozwala zorganizować wyjazd firmowy nie tylko w Polsce, ale i poza granicami kraju np. na Ukrainie, Węgrzech, w Czechach czy we Włoszech.
Profesjonalny wyjazd służbowy – dlaczego warto skorzystać z biura podróży?
Pomoc biura podróży pozwala odciążyć dział HR, skorzystać z doświadczenia i kontaktów, a także zyskać pewność, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik. Biuro podróży to także przygotowanie planu opartego o potrzeby firmy. Wyjazdy firmowe mogą mieć bowiem różne cele – od klasycznej integracji, przez szkolenia i konferencje, aż do misji gospodarczych. Każdy z tych typów wyjazdów wymaga podjęcia innych działań logistycznych i zatroszczenia się o inne kwestie.
Najważniejszą zaletą samodzielnie organizacji jest natomiast oszczędność. Warto jednak pamiętać, że jeśli nie ma się praktyki w realizacji wyjazdów, ta oszczędność może być pozorna. Błędy w rezerwacjach biletów, zakupie ubezpieczenia czy rezerwacji rozrywek mogą być bowiem bardzo kosztowne. Ich ceną są nie tylko środki z budżetu, ale i często utrata dobrego wizerunku w oczach pracowników, klientów, kontrahentów.
Jak wybrać biuro podróży na wyjazd firmowy?
Organizacje wyjazdów firmowych proponuje wiele biur podróży. Jak wśród nich wybrać najlepsze do współpracy? Przede wszystkim warto kierować się specjalizacją biura. Jedne będą mieć doświadczenie w wyjazdach integracyjnych, domeną innych są misje gospodarcze, jeszcze inne pochwalić mogą się licznymi eventami. Współpracę warto zacząć z tą firmą, która ma największe doświadczenie w typie wyjazdu, którym jest się zainteresowanym.
Warto też pamiętać o specjalizacji w zakresie destynacji. Nie każde biuro podróży będzie w stanie zorganizować wyjazd służbowy np. na Ukrainę. Aby był on udany, konieczna jest znajomość lokalnych kontrahentów, kultury, warunków panujących w danym kraju.
O czym pamiętać organizując wyjazd firmowy?
Trudno znaleźć jedną uniwersalną formułę organizowania wyjazdów dla firm. To, jak będzie przebiegała organizacja, w dużej mierze zależy od tego, jaki cel ma wyjazd firmowy, ile ma trwać, jakie ma się dostępne środki, ile osób ma w nim uczestniczyć. Elastyczność w planowaniu jest więc niezbędna, są jednak kwestie, o których trzeba pamiętać zawsze. Bez nich nie uda się żaden wyjazd służbowy.
Do takich należy plan wyjazdu. Firma powinna go posiadać jeszcze zanim zgłosi się do biura podróży. Plan powinien obejmować takie kwestie, jak cel wycieczki, liczba osób, plan trwania. Plusem będzie też wskazanie dat, w jakich wyjazd służbowy może się odbyć, widełek budżetowych, miejsca.
Na tej podstawie biuro podróży może opracować szczegółową agendę, uwzględniając harmonogram czasowy i program, który dostarczy właściwej ilości rozrywki, a także pozwoli zrealizować cel wyjazdu.
Zapraszamy do biura podróży East Travel, które specjalizuje się w organizacji wyjazdów firmowych za granicę. Więcej informacji na stronie internetowej: https://www.easttravel.pl/
