Jak zorganizować wyjazd integracyjny, który przypadnie do gustu pracownikom? Z pewnością warto planować go kilka, a nawet kilkanaście tygodni wcześniej, szczególnie jeśli na wycieczkę wybiera się spora grupa i konieczna jest rezerwacja hotelu na kilka dni. Integracja to rozmowy, wycieczki i odpoczynek, poczynając od spacerów, kończąc na relaksującej wizycie w saunie lub SPA. Doskonały hotel może być najlepszym miejscem odpoczynku i integracji.
Warto planować wcześniej, ale nie na długo
Zanim zarząd firmy podejmie decyzję o tym, dokąd udadzą się pracownicy, warto skonsultować się z podwładnymi i zebrać informacje, które pomogą zaplanować przedsięwzięcie:
- na jak długo pracownicy chcą/mogą wyjechać (należy wziąć pod uwagę, że spora część pracowników musi odpowiednio wcześnie zorganizować sobie np. wolny weekend, zapewnić opiekę dzieciom, przełożyć swoje plany);
- jaki kierunek wyjazdu będzie optymalny (dobrze zapytać pracowników o ich preferencje oraz wybrać miejsce, do którego dojazd nie będzie skomplikowany, a podróż długa i męcząca);
- jaki miesiąc na wyjazd integracyjny będzie dobry (warto wziąć pod uwagę sezon urlopowy oraz nie planować wyjazdu integracyjnego w miesiącach świątecznych);
- jakie atrakcje można zapewnić pracownikom (zimą może to być kulig lub wyjazd dla amatorów sportów zimowych, późną wiosną lub latem – wyjazd nad morze i wycieczka katamaranem na Hel. To jedynie propozycje. Ważne, aby zaplanować atrakcje i zadbać o ich organizację: autokar, bilety do muzeów, rezerwacja sprzętu narciarskiego etc.);
- jaki hotel wybrać i na co zwrócić uwagę (hotel to nie tylko miejsce odpoczynku – jego odpowiedni dobór może sprawić, że będzie to najlepsze miejsce integracji i relaksu).
Hotel ma znaczenie – jak go wybrać na wyjazd integracyjny
Jakkolwiek dobrze zaplanujemy wycieczkę integracyjną dla pracowników, warto zwrócić uwagę na wybór hotelu, co niektórzy uznają za element nie tak istotny, jak zapewnienie szeregu rozrywek. Co ważne, pracodawcy mogą liczyć na specjalne oferty hoteli, stworzone z myślą o integrujących się pracownikach. Sieć AccorHotels oferuje sale konferencyjne, najlepsze warunki dla grup zorganizowanych oraz dodatkowe udogodnienia, dzięki którym organizacja zbiorowego wyjazdu będzie łatwiejsza.
Ogromnym plusem są oczywiście widoki – niezależnie od tego, czy z pokoju Mercure Zakopane Kasprowy podziwiamy Tatry, czy wsłuchujemy się w morskie fale z hotelu Novotel Gdańsk Marina.
Na co zwrócić szczególną uwagę, wybierając hotel na wyjazd integracyjny?
- Wygodne pokoje, odpowiedni rozkład pomieszczeń
Zastanówmy się, kto pojawi się na wyjeździe i w jaki sposób pracownicy będą mogli sprawnie podzielić się pokojami. Wybierajmy – o ile to możliwe – pokoje na jednym piętrze, koniecznie z oddzielnymi łóżkami, stwarzajmy możliwie największe poczucie intymności, wybierając niewielkie pomieszczenia. Każdy powinien czuć się w pokoju optymalnie.
2. Sprawdźmy, czy w hotelu znajduje się sala konferencyjna
Może się ona okazać pomocna przy szybkiej organizacji wyjść. Zamiast zbierać się w hallu i planować wyjazd, pracownicy mogą stawić się w sali konferencyjnej i omówić plan działania. Na zakończenie wyjazdu w sali konferencyjnej może odbyć się jego podsumowanie. Jeśli pracodawcy będą chcieli przekazać pracownikom miłe wiadomości, mogą to zrobić również w przeznaczonej do tego przestrzeni.
3. Zweryfikujmy menu i zadbajmy o potrzeby pracowników
Każdy ma inne upodobania i wymogi kulinarne – weganie, wegetarianie, osoby uczulone na niektóre składniki dań lub produkty. W trakcie rezerwacji pokoju warto zawiadomić obsługę o swoich oczekiwaniach, poprosić o kilka wersji dań, zadbać o potrzeby swoich pracowników.
4. Pracownik nie ma z kim zostawić pupila? To nie problem
Zapytajmy pracowników, czy mają zwierzęta. Może się bowiem okazać, że akurat na kilka dni, kiedy odbywa się wyjazd integracyjny, nie mają ich z kim zostawić. To nie problem. Wybierzmy hotel przyjazny zwierzętom, w którym mile widziane są koty, psy i inni towarzysze podróży. W takim przypadku pracownik może otrzymać pokój dla jednej osoby i zamieszkać w nim ze swoim zwierzakiem, nie rezygnując z wyjazdu integracyjnego
5. Hotel w miejscu strategicznym
Wybierzmy hotel, do którego droga z miejsca planowanych atrakcji nie będzie długa. Jeśli większość dni zamierzamy spędzić w mieście, nie wybierajmy hotelu z dala od centrum. Jeśli zaś organizujemy narciarski wyjazd integracyjny, możemy zarezerwować hotel blisko stoku narciarskiego. Odpowiednie planowanie pozwoli wykorzystać czas na odpoczynek i integrację zamiast tracić go w środkach transportu.
6. Dodatkowe atrakcje w hotelu
Wyjazd integracyjny to również czas na relaks. Warto zadbać o komfort swoich pracowników i wybrać hotel oferujący dodatkowe atrakcje: saunę, SPA, basen lub siłownię. Poranne ćwiczenia czy kilka godzin spędzonych w SPA to doskonały odpoczynek, na który nie każdy ma czas na co dzień.
7. Bar w hotelu, czyli wszystko na wyciągnięcie ręki
Hotelowy bar miejscem zabawy i integracji? Jeśli nie mamy czasu na wieczorne wyjście do centrum miasta, ponieważ dni upłynęły nam na wycieczkach, morskich kąpielach lub sportach zimowych, bar w hotelu może stać się miejscem wieczornego spotkania pracowników.
Wybór hotelu to jedna z ważniejszych decyzji podczas planowania wyjazdu integracyjnego. Często weekend spędzony w rewelacyjnym hotelu, oferującym szereg relaksujących atrakcji, może okazać się dla zatrudnionych najlepszą formą integracji, odpoczynkiem i odskocznią. Zintegrowani pracownicy wrócą do pracy w pełni sił, zaś pracodawcy będą mieli pewność, że odpowiednio zadbali o swoich podwładnych.
