Organizacja podróży jest zadaniem złożonym i pracochłonnym. Należy pamiętać o wielu istotnych kwestiach, aby w trakcie wyjazdu służbowego pracownik nie był narażony na nieprzewidziane zdarzenia. W przypadku podróży zagranicznych warto np. zawczasu pomyśleć o zakupie waluty niezbędnej w trakcie pobytu pracownika za granicą.
Jak zminimalizować koszty wyjazdu służbowego?
Na podstawowe koszty wyjazdu służbowego składają się między innymi koszty przejazdu, zakwaterowania, dojazdów i diet. Część płatności można realizować już na etapie rezerwacji, jednak delegowany pracownik będzie zapewne ponosił pewne koszty już na miejscu. Warto w takiej sytuacji odpowiednio wcześniej dokonać zakupu waluty po korzystniejszej cenie.
– Najczęstszym błędem, jaki przedsiębiorcy popełniają w realizowaniu płatności z kontrahentami zagranicznymi, jest wykorzystywanie w tym celu konta złotowego. Należy bowiem pamiętać, że banki dokonują przewalutowania ze złotówek na inną walutę po obowiązującym w takiej instytucji kursie. A jak wiemy kursy bankowe są bardzo wysokie – mówi Łukasz Olek z Currency One SA, lidera rynku wymiany walut online i operatora serwisów Internetowykantor.pl i Walutomat.pl. Rozwiązaniem może być założenie konta walutowego i zakup interesującej nas waluty przez internet po zdecydowanie lepszym kursie. Dzięki temu można zaoszczędzić nawet do 6 proc. w porównaniu z walutą nabywaną w tradycyjnym kantorze lub banku. Warto zauważyć, że takie transakcje są bezpieczne, tak jak bankowość internetowa, gdyż przy ich realizacji stosuje się takie same zabezpieczenia przesyłania danych.
Jak zapewnić komfort i wygodę w czasie wyjazdu służbowego?
Podróż służbową trzeba odpowiednio zaplanować. Pozwoli to w miarę precyzyjnie oszacować koszty już na wstępnym etapie, a ponadto umożliwi pracownikowi skupienie się na głównym celu podróży. Wcześniejsza rezerwacja biletu czy miejsca noclegowego, szczególnie z dużym wyprzedzeniem, umożliwia skorzystanie ze zniżek. Jeżeli pracownik będzie przemieszczał się w czasie pobytu na znaczne odległości, dobrym rozwiązaniem jest wcześniejsze znalezienie wypożyczalni samochodów. Jeśli w planach podróży są uwzględnione np. kolacje biznesowe, warto wcześniej wyszukać restaurację o odpowiednim standardzie i dokonać wstępnej rezerwacji. Jak wynika z badań przeprowadzonych przez jedną z grup hotelowych, pracownicy wyjeżdżający w delegację, przy wyborze miejsca zakwaterowania największą uwagę zwracają na lokalizację i ciekawe otoczenie (61 proc.), smaczne wyżywienie (50 proc.) oraz dostęp do Wi-Fi (49 proc.). Respondenci uznali także za istotne takie elementy oferty hotelowej jak parking (39 proc.) oraz możliwość wynajęcia sali konferencyjnej (29 proc.). Oprócz typowo praktycznych aspektów duża część badanych osób (59 proc.) oczekuje od obsługi indywidualnego i wyjątkowego traktowania.
Odpowiednio zaplanowana podróż służbowa nie musi stanowić nadmiernego obciążenia dla budżetu firmy. Przy właściwej organizacji można tak zoptymalizować koszty, żeby wyjazd spełnił swój cel, a pracownik czuł się komfortowo.
