Konferencje odgrywają ważną rolę m.in. w życiu naukowym. Organizacja takiego spotkania przez np. firmy farmaceutyczne to doskonały moment na zaprezentowanie wyników badań czy wymianę doświadczeń. By jednak konferencja była rzeczywiście owocna, jej organizatorzy muszą zwrócić uwagę m.in. na lokalizację hotelu czy restauracji, zaplecze noclegowe i gastronomiczne oraz możliwość skorzystania przez uczestników z dodatkowych atrakcji.
Kierunek: Kraków
Trudno wyobrazić sobie, by prestiżowa konferencja, z udziałem pracowników firmy z oddziałów rozproszonych po całej Polsce lub zagranicznych gości, odbyła się w miejscu, do którego dojazd jest ograniczony. Lokalizacja ma znaczenie, dlatego też większość organizatorów wybiera duże miasta, np. Warszawę, Gdańsk albo Kraków.
Niezależnie od tego, o którym mieście mowa, warto pamiętać, że hotel, centrum konferencyjne czy inne podmioty oferujące wynajem sali konferencyjnej powinny być położone w miejscu, do którego dojazd nie będzie sprawiał kłopotu. Postawienie na centrum miasta jest dobrym rozwiązaniem – goście nie powinni mieć większego problemu z dotarciem do miejsca wybranego przez organizatorów. W Krakowie hotele dobrze zlokalizowane i oferujące klientom skorzystanie z sal konferencyjnych to m.in. Dom Krakowski (www.domkrakowski.pl) czy trzygwiazdkowy Hotel Wilga.
Wyposażenie sali konferencyjnej jest równie istotne jak…
Trudno sobie wyobrazić, by wystąpienia uczestników konferencji mogły być uznane za udane w sytuacji, gdy sala nie została odpowiednio wyposażona. Organizując spotkanie biznesowe czy naukowe, warto sprawdzić, czy jego uczestnicy będą mieli do dyspozycji dobre zaplecze. Ważny jest stały dostęp do internetu czy urządzeń pozwalających na przygotowanie materiałów (np. skaner, drukarka).
Wybierając wśród podmiotów posiadających w ofercie sale konferencyjne, warto zwrócić uwagę na to, ile osób one pomieszczą i jaki mają układ (np. sala bankietowa, teatralna). W Krakowie bez trudu można znaleźć firmy proponujące sale zarówno na kameralne spotkania, jak i przygotowane na dużą liczbę uczestników. Przykładem tych drugich są Międzynarodowe Centrum Targowo-Kongresowe EXPO Kraków (www.expo.krakow.pl) czy Żydowskie Centrum Galicia (www.galiciajewishmuseum.org).
…baza noclegowa i gastronomiczna
Nie każda konferencja trwa jeden dzień. Zdarza się, że panel wystąpień czy dyskusyjny został rozplanowany na kilka dni, aby nie zmęczyć uczestników. W takiej sytuacji znaczenie ma to, gdzie uczestnicy będą mogli przenocować i jak bardzo miejsce noclegu będzie oddalone od sali konferencyjnej. Pod tym względem najlepiej wypadają hotele położone w centrum Krakowa, które poza możliwością zarezerwowania sali konferencyjnej zapewnią też nocleg uczestnikom spotkania. Zaliczają się do nich np. czterogwiazdkowy Queen Boutique Hotel (www.queenhotel.pl) czy trzygwiazdkowy Hotel Campanile Kraków.
Oprócz bazy noclegowej ważne jest też zaplecze gastronomiczne. Ponieważ konferencje trwają po kilka godzin, organizatorzy zawsze starają się zaplanować przynajmniej jedną przerwę. Dobrze, by w takiej chwili odpoczynku nie trzeba było szukać sklepu z produktami spożywczymi. Hotele takie jak choćby wspomniany Queen Boutique Hotel mogą zagwarantować poczęstunek pozwalający na zregenerowanie sił (tzw. przerwy kawowe, odbywające się bezpośrednio w sali konferencyjnej lub w foyer).
Czas wolny – by można było go spędzić atrakcyjnie
Konferencje to nie tylko wykłady i przemówienia. Organizatorzy każdej konferencji powinni zapewnić uczestnikom czas wolny. Dobrze zatem, by miejscowość, w której odbywa się spotkanie, była interesująca pod względem turystycznym. Kraków sprawdza się idealnie, bo atrakcji w tym mieście nie brakuje, zwłaszcza w sezonie letnim.
Ci, którzy zdecydują się na organizację spotkania biznesowego np. we wspomnianym Queen Boutique Hotel, mogą zagwarantować gościom dodatkowe rozrywki w postaci np. zabiegów upiększających czy sauny fińskiej. Zabiegi SPA są dostępne również w innych hotelach, takich jak Hotel Perła czy Crown Piast Hotel & Park.
O twojej konferencji może być głośno nawet… po konferencji
Konferencja to czas wymiany poglądów na wcześniej zaplanowane tematy, natomiast po jej zakończeniu uczestnicy dyskutują o tym, jak została zorganizowana. By czas spędzony w wybranym przez organizatora miejscu wspominali pozytywnie, warto wziąć pod uwagę wszystkie wyżej wymienione czynniki. Wówczas organizatorzy powinni być dobrze zapamiętani.
