Podróże służbowe stanowią blok wydatków, na których wyjątkowo trudno oszczędzać – bez nich firma może naprawdę wiele stracić, dlatego mało kto decyduje się na znaczną redukcję ich ilości. Dane wskazują, że pomimo kryzysu ich liczba wcale nie spada. Pracodawcy natomiast zachodzą w głowę, jak choć odrobinę obniżyć koszty, związane ze służbowymi wyjazdami. Warto bowiem pamiętać, że organizacja takiej podróży to prawdziwe przedsięwzięcie, wymagające sporo czasu i zaangażowania różnych osób na wielu stanowiskach. Szczególny problem stanowi to w dużych korporacjach, zatrudniających dużą ilość pracowników. Dlatego coraz częściej wprowadza się specjalne systemy zarządzania podróżami służbowymi – pozwalają one zaoszczędzić czas i pieniądze.
Od projektu do realizacji
Dzięki zintegrowanym systemom, każdy pracownik sam wprowadza do specjalnego programu dane dotyczące daty wyjazdu, preferowanych godzin, miejsca docelowego. Informacje są natychmiast widoczne u osoby zajmującej się organizacją podróży służbowych, do której należy dalsze postępowanie. Poszczególne przedsiębiorstwa nawiązują nieraz współpracę z różnymi przewoźnikami, dzięki czemu mogą zakupić taniej bilety lotnicze dla firm, skorzystać z wielu atrakcyjnych zniżek oraz ofert specjalnych. Kolejnym krokiem jest między innymi zamówienie biletów oraz rezerwacja hoteli, a wszystkie te czynności wykonywane są „online”. Ujednolicenie procedur oraz częściowe ich zautomatyzowanie, a także współpraca z firmami z branży turystycznej sprawiają, że cały proces przebiega bardziej sprawnie i jest ekonomiczny.
Rzetelne rozliczenie
Ostatnim etapem jest rozliczenie wyjazdu służbowego w prawidłowy sposób. To niezwykle istotna sprawa, ponieważ „w papierach” wszystko musi się zgadzać – każdy błąd może nas wiele kosztować! System zarządzający podróżami firmowymi znacznie ułatwia sprawę – dzięki niemu wszystkie wymagane dokumenty są zawsze pod ręką, odpowiednio uporządkowane i gotowe do wydrukowania. W jednym miejscu przechowywane są rachunki, faktury, rezerwacje, jednym słowem wszelkie informacje dotyczące konkretnej podróży. Nowoczesne systemy są tak zaawansowane, że uwzględnią wszystkie szczegóły, związane z wydatkami. Z takim porządkiem żadna firma nie musi obawiać się nawet niezapowiedzianej kontroli, a jednocześnie może znacząco obniżyć wydatki.
