W spotkaniu uczestniczyło 30 wystawców reprezentujących 20 destynacji oraz blisko 50 przedstawicieli polskich agencji incentive, biur podróży, agencji eventowych, mediów i ekspertów branżowych. Oferta była bardzo zróżnicowana – od popularnych kierunków europejskich po bardziej egzotyczne lokalizacje. Wśród wystawców znalazły się renomowane sieci hotelowe, m.in. Iberostar Hotels & Resorts, Danubius Hotels, Jan Hotels i Liburnia Hotels & Villas, a także obiekty indywidualne, takie jak Capsis Hotel w Salonikach, WorkNomads Lab Hotel Sofia, Cap Vermell Grand Hotel na Majorce, Relais & Châteaux Hotel Bülow Palais w Dreźnie, Gurgl Carat w Austrii czy Lujo Art & Joy w Turcji.
Silną reprezentację miały również polskie hotele i obiekty, w tym Blue Mountain, Green Mountain, Elements Hotel, Osada Śnieżka, Holiday Inn Dąbrowa Górnicza oraz Andersia Hotel w Poznaniu. Na wydarzeniu obecne były także firmy DMC z różnych części świata, m.in. De Palm Tours Aruba, MTS Global Bulgaria, VenuesBX Malta, Arctic Incentives by Lapland Safaris, Nordis Travel i DMC Nordic. Uzupełnieniem oferty były biura promocji, w tym Niemiecka Centrala Turystyki, Lithuania Travel oraz region Sölden, a także linia lotnicza SKY Express i dostawca technologii Arbitrip.
Szczególną uwagę przyciągnęli debiutanci w Pakiecie Premium – Hong Kong Tourism Board oraz Tallinn we współpracy z Estonian Convention Bureau. Ich obecność wniosła do wydarzenia świeże pomysły i nowe perspektywy dla organizatorów wyjazdów i eventów.
Program dnia rozpoczął się od prezentacji poświęconej polskiemu rynkowi MICE oraz aktualnym trendom w wyborze destynacji. Uczestnicy poznali również wyniki raportu Meeting Industry Sustainability Review, który koncentruje się na roli zrównoważonego rozwoju w branży spotkań.
Największą wartością Meet the Bidder pozostają jednak bezpośrednie spotkania biznesowe. Najaktywniejsi wystawcy odbyli ponad 25 rozmów, a zaangażowanie kupujących nagrodzono w ramach Travel Experience Invitations Game. W puli nagród znalazły się m.in. trzydniowy pobyt w pięciogwiazdkowym hotelu Iberostar w Czarnogórze oraz bilety lotnicze na trasie Warszawa–Ateny–Warszawa dla dwóch osób.
Organizatorzy zadbali także o dodatkowe udogodnienia, w tym dofinansowanie przyjazdu oraz vouchery dla stałych uczestników programu Frequent Buyer. Wśród nagród znalazły się m.in. bilety na koncert muzyki filmowej oraz spektakl muzyczny w Teatrze Roma. Dzień po wydarzeniu zainteresowani wystawcy odwiedzili Highline Warsaw, najwyżej położony taras widokowy w Unii Europejskiej, który stał się symbolicznym zwieńczeniem intensywnego programu spotkań.
Kolejna edycja Meet the Bidder Luxury and MICE Summer odbędzie się 17 czerwca 2026 roku w restauracji MOXO, a jesienią zaplanowano następne spotkanie w ramach Meet the Bidder Autumn.
