Należności przysługujące pracownikom w podróży służbowej
Podróże służbowe są rozliczane zgodnie z rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Zgodnie z tym rozporządzeniem pracownikowi, który otrzymuje polecenie wyjazdu służbowego, należy się między innymi zwrot udokumentowanych, niezbędnych kosztów poniesionych w trakcie podróży zagranicznej w przypadku zaistnienia któregokolwiek z wymienionych niżej zdarzeń:
- koszty leczenia podczas podróży służbowej,
- koszty udzielenia natychmiastowej pomocy assistance obejmujące:
- transport ubezpieczonego do kraju
- pokrycie kosztów poszukiwania i ratownictwa
- organizację i kontynuację leczenia po powrocie ubezpieczonego do domu
- organizację i pokrycie kosztów pomocy rehabilitacyjnej w domu ubezpieczonego po powrocie z podróży,
- powypadkowa pomoc psychologa,
- pomoc w prowadzeniu domu po powrocie z podróży
- wcześniejszy powrót do domu lub do miejsca zatrudnienia
- odpowiedzialność cywilna
- następstwa nieszczęśliwych wypadków
W przypadku zaistnienia tych zdarzeń pracodawca będzie zobligowany do poniesienia wydatków bądź refundacji wydatków poniesionych przez oddelegowanego pracownika
Ubezpieczenie pracownika w interesie firmy
Wykupienie przez firmę polisy ubezpieczeniowej dla pracowników, którzy odbywają służbową podróż zagraniczną, leży w interesie firmy.
Przepisy jednoznacznie nakładają na pracodawcę obowiązek pokrycia kosztów leczenia, jeśli pracownik będący w zagranicznej podróży służbowej będzie miał udokumentowane wydatki na leczenie z powodu choroby lub wypadku oraz inne z tym związane.Wykupienie przez pracodawcę polisy ubezpieczeniowej obejmującej okres zagranicznej podróży służbowej leży w jego interesie, gdyż chroni go przed roszczeniami pracowników z tytułu poniesionych kosztów. Gdyby doszło do zachorowania czy wypadku i konieczności leczenia za granicą , transportu, rehabilitacji itp.koszty z tym związane nie obciążą pracodawcy, gdyż pokryje je ubezpieczyciel.
Polisy ubezpieczeniowe wykupione na okres zagranicznej podróży służbowej rozwiązują problem ewentualnych roszczeń pracowników, są więc wykupione w celu zabezpieczenia interesów przedsiębiorcy, a nie pracownika. Pracodawca uchroni siebie przez wydatkami, które musiałby ponieść w razie zdarzeń objętych ubezpieczeniem.
Zwolnienie polis ubezpieczeniowych z podatku PIT
Polisy ubezpieczeniowe wykupione przez pracodawcę dla pracowników odbywających zagraniczna podróż służbowa są zwolnione z podatku dochodowego od osób fizycznych, gdyż zabezpieczają interes pracodawcy wydającego pracownikowi polecenie wyjazdu służbowego.
Wykupienie indywidualnej polisy dla pracownika nie stanowi przychodu pracownika w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracodawca wykupując ubezpieczenie obejmujące swym zakresem pomoc assistance (w tym transport zwłok), następstwa nieszczęśliwych wypadków, odpowiedzialność cywilną, wykonywanie pracy uznał, że będzie zwracać poprzez ubezpieczyciela wydatki związane z tymi zdarzeniami.
Pracownik, któremu otrzymał zlecenie wyjazdu służbowy za granicę, nie uzyskuje żadnych korzyści z tytułu wykupionego przez pracodawcę ubezpieczenia, które byłoby jego przychodem podlegającym opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych.
Opłacona przez pracodawcę polisa ubezpieczeniowa stanowi jedynie zabezpieczenie samego pracodawcy na wypadek powstania przyjętego przez siebie obowiązku zwrotu należności przysługujących z tytułu zagranicznej podróży służbowej delegowanemu pracownikowi. Nie zapewnia ona pracownikowi korzyści materialnych związanych ze stosunkiem pracy.
Nie wszystkie urzędy skarbowe przyjmują taką argumentację zwalniająca polisy ubezpieczeniowe dla pracowników odbywających zagraniczne podróże służbowe z podatku PIT. Jest jednak prawomocne orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego w tej sprawie, z którego wynika, że wykupienie polisy ubezpieczeniowej ma na celu zminimalizowanie firmowego ryzyka i zabezpieczenie się przed skutkami finansowymi choroby pracownika w delegacji zagranicznej. Z tego powodu polisa nie jest korzyścią dla pracownika. Nie należy jej traktować jako nieodpłatne świadczenie ani w ogóle żaden przychód.
Świadczenia z tytułu podróży służbowych w rozliczeniu pit 2017
W świetle ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych w przypadku zwrotu pracownikowi należności z tytułu podróży służbowych w kwotach wyższych niż ustalone w przepisach rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. nadwyżka podlega opodatkowaniu wraz z innymi przychodami ze stosunku pracy.
Natomiast wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika – do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach.. Ze zwolnienia od podatku korzysta tylko ta część otrzymanych świadczeń związanych z podróżą, która nie przekracza określonych limitów. Pracodawca winien więc od kwot wypłaconych pracownikowi, a przekraczających określone w przepisach, pobrać zaliczkę na podatek dochodowy zgodnie z art. 32 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Pracownik rozliczając pity roczne które można wypełnić na portalu www.pitax.pl/pity kwoty zwrotów podlegające opodatkowaniu ujmuje w deklaracji rozliczeniowej. Pity roczne łatwo jest rozliczyc przez internet z programem PITax.pl Łatwe podatki.
