Niestety nawet wtedy, gdy pracodawca daje pracownikowi ciche przyzwolenie na używanie pojazdu do celów prywatnych, to w razie zaistnienia nieprzewidzianych okoliczności, takich jak kolizja lub kontrola urzędu skarbowego, mogą pojawić się niemiłe konsekwencje, zarówno dla pracodawcy, jak i pracownika. Jak się przed nimi uchronić? Co trzeba wiedzieć podczas wykorzystywania samochodu do celów prywatnych np. podczas podróży wakacyjnej?
Przyzwolenie przedsiębiorstwa
Przedsiębiorstwo powinno wydać stosowne przyzwolenie na korzystanie z samochodu w celach prywatnych pracownika w momencie przydzielenia mu takiego pojazdu. Najlepiej, gdy jest to unormowane w przepisach wewnętrznych firmy, które obejmują wszelkie prawa i obowiązki, a także ponoszone przez pracowników koszty użytkowania pojazdów w celach prywatnych.
Użytkowanie auta firmowego a obowiązek podatkowy
Mimo, że w większości przypadków, samochód służbowy jest udostępniany pracownikowi bezpłatnie, to jednak jest to równoznaczne z dodatkową korzyścią, która jest traktowana jako przychód, podlegający opodatkowaniu. Pracodawca w takiej sytuacji ma obowiązek wycenić całkowitą wartość takiego świadczenia według cen rynkowych lub tych, obowiązujących innych odbiorców przedsiębiorstwa. Powinien też zwrócić uwagę na to, że koszty udostępnienia pojazdu firmowego dla pracownika nie mogą być zaliczone jako koszt uzyskania przychodu przedsiębiorstwa. Korzystniejszym rozwiązaniem dla dwóch stron jest więc ustalenie odpłatności za użytkowanie samochodu poza godzinami pracy. Uchroni to pracownika przed dodatkowym przychodem z tytułu nieodpłatnego świadczenia, który może być naliczony po zawyżonych cenach rynkowych. Natomiast pracodawca będzie mógł odliczać wydatki związane z eksploatacją takiego pojazdu.
Kolizja na wakacjach
W tej kwestii należy być niezwykle uważnym i dokładnie omówić z pracodawcą warunki korzystania z auta firmowego oraz wszelkie konsekwencje, które z tego wynikają. Nawet niewielkie uszkodzenie, jeśli sprawcą zdarzenia drogowego okaże się pracownik, może okazać się dla niego bardzo dotkliwe pod względem finansowym. Pracodawca może zażądać zwrotu kosztów naprawy auta, a nawet ekwiwalentu utraconych korzyści za okres naprawy pojazdu.
Koszty wyjazdów prywatnych
Jednym z najważniejszych kosztów wyjazdów są wydatki ponoszone na paliwo, dotyczy to zwłaszcza wyjazdów wypoczynkowych, zarówno letnich, jak i zimowych, gdy auto pokonuje bardzo długą trasę. Wszystkie wydatki na stacjach benzynowych muszą być płacone przez pracownika z własnych środków, to samo może dotyczyć konieczności wykonania niezbędnych napraw, takich jak np. wymiana uszkodzonej opony, za którą powinien zapłacić kierowca, a którą może kupić w dowolnym serwisie stacjonarnym bądź też w sklepie internetowym, np. Tirendo.
Zanim ktoś wybierze się na wakacyjny lub tylko weekendowy wyjazd pojazdem powierzonym mu przez pracodawcę, powinien uwzględnić wszystkie koszty, nie tylko eksploatacyjne, lecz również wynikające z obowiązku podatkowego, by nie okazało się, że korzystniejszym rozwiązaniem będzie skorzystanie z prywatnego środka transportu. Z pewnością warto zwrócić uwagę na wszelkie obowiązki i warunki korzystania z pojazdu, a zwłaszcza na to, by były spisane.
