Podróże służbowe odgrywają kluczową rolę w zacieśnianiu relacji z klientami czy partnerami biznesowymi. Spotkania face to face są najlepszą formą kontaktu, pozwalającą osobiście przedstawić stanowisko firmy w danej sprawie czy efektywnie negocjować warunki współpracy. Dlatego firmy, pomimo dynamicznego rozwoju technologii związanych z komunikowaniem się, jak wideo- czy telekonferencje, zdają sobie sprawę, jak ważną funkcję pełnią osobiste spotkania biznesowe.
Planowanie kontrolowane
Wydatki na podróże służbowe w przedsiębiorstwach czy instytucjach publicznych często są znaczącą inwestycją. Jeśli szuka się oszczędności w tym obszarze, warto wdrożyć Amadeus e-Travel Management – efektywne, przetestowane przez ponad 6 tys. firm na całym świecie, internetowe narzędzie do samodzielnego rezerwowania usług turystycznych i zarządzania podróżami służbowymi w firmie. Pozwala ono łatwo i szybko uzyskać znaczne oszczędności i kontrolować wydatki ponoszone na ten cel, a w perspektywie długofalowej pomaga zoptymalizować budżet firmy przeznaczony na wyjazdy biznesowe. Często proces implementacji narzędzia zaczyna się od stworzenia w firmie zbioru zasad i reguł dotyczących delegacji, czyli tzw. polityki podróży.
ZOBACZ FILM
Ważne jest również przekonanie pracowników do korzystania z wprowadzonego rozwiązania. Od tego zależy, czy wdrożenie Amadeus e-Travel Management będzie sukcesem w wymiarze finansowym. – Rezerwowanie podróży przez tzw. self booking tools daje firmie pełną kontrolę nad wydatkami na ten cel, a co za tym idzie, umożliwia optymalizowanie budżetu przeznaczanego na wyjazdy biznesowe pracowników. Mając dostęp do kompletnych raportów zawierających bardzo szczegółowe dane na temat czasu i miejsca pobytu, noclegu, przelotu czy rodzaju wypożyczonego samochodu, firma zyskuje kartę przetargową w negocjacjach z dostawcami usług turystycznych – liniami lotniczymi, hotelami czy wypożyczalniami samochodów – mówi Paweł Rek, dyrektor generalny Amadeus Polska i dyrektor regionalny Amadeus na Europę Środkową.
Podróż za jednym kliknięciem
Amadeus e-Travel Management umożliwia łatwy i szybki dostęp do kompleksowej oferty wielu dostawców usług przy zachowaniu prostoty obsługi, wygody użytkowania oraz kontroli kosztów już na etapie planowania podróży. Konkretne oferty są przy tym prezentowane na jednej stronie, w przejrzysty sposób, co pozwala na ich selekcję i finalny wybór dosłownie za pomocą jednego kliknięcia. Pracownicy mogą porównywać stawki poszczególnych przewoźników (np. tradycyjnych i niskokosztowych) na jednym ekranie i wybrać ofertę zgodną z polityką przedsiębiorstwa. Co więcej, system pozwala zintegrować wszystkie elementy globalnych programów podróży (preferowani dostawcy, negocjowane stawki, wytyczne firmy) na jednej, prostej w obsłudze stronie internetowej, a także dostosować się do proekologicznej polityki firmy dzięki kalkulatorowi emisji CO2.
Aplikacja pozwala na przyznawanie pracownikom określonych uprawnień, w ramach których mogą oni samodzielnie dokonywać rezerwacji oraz zarządzać nimi według stosowanej przez przedsiębiorstwo polityki podróży. Firma może zarządzać tymi uprawnieniami oraz profilami podróżnych zarówno w przypadku grup pracowników, poszczególnych działów firmy, jak i pojedynczych osób. Dzięki narzędziom śledzenia rezerwacji i raportowania w każdej chwili można sprawdzić, gdzie aktualnie znajdują się podróżni, a także zareagować w przypadku problemów podczas podróży.
Ponadto aplikacja z łatwością integruje się z istniejącą infrastrukturą IT firmy, co nie zakłóca dotychczasowej pracy. Narzędzie zostało również wyposażone w funkcjonalności do sporządzania raportów i zestawień finansowych. Automatyzacja procesów pozwala na obniżenie opłat serwisowych i kosztów transakcyjnych, a nawet średniej ceny biletów. – Zdarza się, że w ciągu roku od wprowadzenia rozwiązania Amadeus e-Travel Management firmy redukują wydatki na podróże służbowe nawet o ponad 20 proc. – dodaje Paweł Rek.
