Idea zorganizowania konferencji w Polsce wynika przede wszystkim z rosnącego zapotrzebowania. Rynek zarządzania podróżami stale się rozwija, przybywa osób, które są odpowiedzialne za procesy związane z organizacją podróży służbowych w firmach.
Prelegentów i uczestników przywitał Andrzej Molski – Dyrektor Zarządzający HRS Polska, a konferencję prowadził Marcin Dobrowolski- dziennikarz „Pulsu Biznesu”.
Jako pierwszy wystąpił Greeley Koch- Executive Director at Association of Corporate Travel Executives (ACTE), który odniósł się do przeszłości, skomentował bieżącą sytuację na rynku oraz nakreślił wizję przyszłości, wskazując na nieuchronną rewolucję w globalnych trendach związanych z Business Travel.
– Jeszcze do niedawna polityka zarządzania wyjazdami służbowymi opierała się na oszczędnościach. Dziś mówimy o traveller centricity, podejściu, którego kluczowym celem jest realizacja potrzeb pracownika, tak by w skuteczny sposób realizował cele biznesowe – wskazał Greeley Koch. – Wzrost gospodarczy i towarzyszący mu rozwój rynku pracy niejako obliguje pracodawców do zapewnienia pracownikowi komfortu pracy. Jeśli pracodawcy zależy na zdobyciu i utrzymaniu kadry zarządzającej, powinien wprowadzić atrakcyjny program polityki podróży. W niedalekiej przyszłości, system zarządzania podróżami służbowymi przejdzie prawdziwą rewolucję w oparciu o nowoczesne technologie i technologię mobilną. W tym przypadku chodzi przede wszystkim o czas i komfort klienta. Czego możemy się spodziewać? Między innymi różnorodnych aplikacji i platform internetowych, które pomogą dostosować ofertę do stylu życia i pracy.
Na konferencji zaprezentowano wyniki badań ARC Rynek i Opinia. Badanie przeprowadzone wśród firm liczących powyżej 250 pracowników dotyczyło zwyczajów osób podróżujących i zasad obowiązujących w ich firmach.
Aż 71% respondentów odpowiedziało, że w ich firmie nie ma jednej osoby odpowiedzialnej za organizowanie i planowanie podróży służbowej w tym zawieranie umów z dostawcami. 35% firm rezerwuje hotele dla pracowników podróżujących służbowo za pomocą systemu rezerwacji online, ale tylko 17% ma jeden wewnętrzny system rezerwacyjny. Okazuje się również, że najpopularniejszą formą płatności nadal jest karta kredytowa (41%).
Dla tych, którzy rozważają wybór narzędzia do rezerwacji, kilka cennych wskazówek miał Paweł Rek, Dyrektor Generalny Amadeus Polska i Dyrektor Regionalny Amadeus Europa. – Musimy przede wszystkim zastanowić się, co jest naszej firmie naprawdę potrzebne. Warto tu wziąć pod uwagę takie aspekty, jak zakres narzędzia – czy chcemy rezerwować tylko hotele, czy także bilety na pociąg i np. wynajmować samochody. Bardzo ważnym aspektem jest też zawartość, czy w tym narzędziu znajdziemy hotele, z których najczęściej korzystamy lub które znajdują się blisko siedziby firmy, czy mamy duży wybór ciekawych obiektów. Trzecie pytanie jakie należy sobie zadać to takie, w jaki sposób chcemy korzystać z tego narzędzia, czy tylko będziemy rezerwować, czy chcemy także mieć możliwość wykonania płatności i przejścia procesu akceptacji itp – mówił Paweł Rek.
W trakcie konferencji omówiono, nowe i aktualnie dostępne rozwiązania związane z płatnościami w podróżach służbowych. Firmy mogą wybrać, czy chcą rozliczać się samodzielnie, czy wolą scedować to na TMC (Travel Menagement Companies), które przejmą płatności i zajmą się fakturowaniem. W zależności od tego, na jaką formę współpracy lub na jakie narzędzie się zdecydują, mogą dopasować odpowiednie rozwiązanie płatnicze od przelewów, przez wirtualne karty kredytowe i tradycyjne plastikowe karty kredytowe.
Podczas panelu poświęconego organizacji konferencji, wyjazdów grupowych i eventów w firmach rozgorzała ciekawa dyskusja. Można było zobaczyć proces z perspektywy hotelu, agencji i narzędzi służących do rezerwacji ofert konferencyjnych i grupowych.
– Cieszymy się, że udało nam się zrealizować konferencję o zasięgu międzynarodowym właśnie w Polsce. Na pewno będziemy chcieli to kontynuować. Z mojej perspektywy najważniejsze jest spotkanie i wymiana doświadczeń, co jest kluczowe w budowaniu przyszłości całego rynku. Ekosfera podróży służbowych jest bardzo szeroka, począwszy od płatności, po narzędzie on-linowe, grupy i spotkania. Głównym tematem naszej konferencji jest klient i jego potrzeby – powiedział Andrzej Molski, Dyrektor Zarządzający HRS Polska.
Konferencję podsumował Flavio Ghiringhelli w rozmowie z Greeleyem Kochem. Obaj panowie zwrócili również uwagę na bezpieczeństwo osób podróżujących, jako temat w ostatnim czasie bardzo istotny dla travel managerów, którzy wysyłają pracowników w różne zakątki świata i coraz częściej szukają wsparcia w zapewnieniu im bezpieczeństwa.
fot. Piętka Mieszko/AKPA
