Dlatego przedsiębiorstwa muszą prowadzić kompleksową dokumentację kadrową czy też finansowo-księgową, którą dodatkowo muszą przechowywać przez okres kilku a nawet kilkudziesięciu lat. Istotnym problemem staje się nie tylko archiwizowanie, ale także utylizacja dokumentów. Bardzo często niszczenie dokumentów nie może się jedynie ograniczać do ich spalenia czy przepuszczenia przez niszczarkę w przypadku dokumentów papierowych. Coraz częściej przedsiębiorstwa posiadają także dokumentację w postaci elektronicznej, tworzą własne bazy kontrahentów i gromadzą informacje o pracownikach, które po określonym przez ustawę czasie należy zniszczyć w taki sposób, aby uniemożliwić osobom postronnym skorzystanie z wybranej dokumentacji.
Profesjonalne firmy, które zajmują się utylizacją dokumentów, mają do tego celu odpowiednie zasoby ludzkie, znają także zapisy ustaw, które nakładają na przedsiębiorstwa określone obowiązki, wynikające z faktu niszczenia dokumentów. Firmy zajmujące się niszczeniem dokumentów przedstawiają swoim zleceniodawcom odpowiednią dokumentację, którą mogą oni przedstawić odpowiednim organom. Takie potwierdzenie profesjonalnego zniszczenia i utylizacji dokumentów daje gwarancję, że z powierzonych i przekazanych do zniszczenia dokumentów nikt i w żadnym zakresie nie skorzysta.
Przyjmując do utylizacji dokumenty firma zajmująca się tego rodzaju działalnością potwierdza, jakie dokumenty dostała do utylizacji i ile ich jest. Ma to znaczenie nie tylko dla wyceny usługi, ale jest również istotnym elementem potwierdzenia, które po wykonaniu usługi utylizacji otrzyma zleceniodawca. Dodatkowo utylizacja różnego rodzaju dokumentów powinna być przeprowadzona zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, zatem pierwszym etapem profesjonalnego niszczenia dokumentacji jest pozbawienie jej znamion i oznaczeń, pozwalających na skojarzenie wybranych dokumentów z konkretną osobą.
Profesjonalne niszczenie ważnych i istotnych z punktu widzenia przedsiębiorstwa dokumentów to również pewność rzetelnego wykonania konkretnej usługi. Niszczenie dokumentacji odbywa się w sposób ekologiczny, który nie wyrządza szkód środowisku naturalnemu.
