Rozliczenie kosztów podróży służbowej
Leasing samochodu umożliwia właścicielowi firmy udającemu się w podróż służbową zaliczenie poniesionych w jej trakcie wydatków do kosztów uzyskania przychodu. Istotne jest, aby miały one związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i były odpowiednio udokumentowane, np. za pomocą faktur i rachunków. Odliczać można m.in. koszty noclegu, szkoleń czy biletów na targi branżowe, wystawy itp.
Jeśli przedsiębiorca podróżuje leasingowanym autem, może uwzględnić 100% wydatków eksploatacyjnych związanych z jego użytkowaniem (np. kosztów paliwa, parkowania, korzystania z autostrad i automyjni, wymiany wycieraczek i opon, serwisu) – pod warunkiem, że korzysta z niego wyłącznie w celach służbowych i prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu dla celów VAT. Jeśli nie spełni tych warunków, odliczy 75% poniesionych kosztów.
Leasingobiorca nie będzie mógł uwzględnić ewentualnych płatności na cele prywatne. Z możliwości odliczania wyłączone są także koszty wyżywienia, natomiast obowiązuje ryczałtowa dieta w tej samej kwocie, jaka przysługuje pracownikom. Pełna dieta wynosi 30 złotych za każdą dobę, jeśli podróż służbowa trwa ponad 12 godzin. Aby móc ująć dietę w KPiR, konieczne jest sporządzenie rozliczenia delegacji. Jest to wewnętrzny dokument, w którym powinny znaleźć się podstawowe dane:
- imię i nazwisko,
- nazwa miejscowości docelowej,
- cel podróży,
- liczba godzin i dni trwania podróży służbowej,
- stawka oraz wartość należnych diet.
Aby rozliczenie diety nie zostało zakwestionowane przez organy podatkowe, warto zebrać różnego typu dokumenty potwierdzające odbycie podróży służbowej, w tym faktury, rachunki, potwierdzenia udziału w branżowych wydarzeniach czy kopie zawartych z kontrahentami umów. Koszty poniesione w obcej walucie należy przeliczyć na złote według średniego kursu NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dokumentu.
Od wydatków poniesionych w trakcie krajowej podróży biznesowej można również odliczyć VAT na podstawie otrzymanych faktur. Wyjątkiem są koszty noclegów i usług gastronomicznych, w przypadku których nie ma możliwości odliczenia podatku VAT – można jednak zaliczyć pełną kwotę z faktury (brutto) do kosztów uzyskania przychodu.
Od wydatków związanych z użytkowaniem leasingowanego samochodu przedsiębiorca odliczy 100% VAT, jeśli używa go jedynie w celach firmowych, prowadzi ewidencję przebiegu i złoży w urzędzie skarbowym druk VAT-26. Bez spełniania tych warunków można odliczyć 50% VAT od wydatków eksploatacyjnych.
Podróż służbowa za granicę leasingowanym pojazdem
Jeśli przedsiębiorca chce wyjechać w podróż biznesową za granicę, powinien w pierwszej kolejności zapoznać się z Ogólnymi Warunkami Umowy Leasingu (OWUL). Może się okazać, że wyjazd leasingowanym autem poza terytorium kraju wymaga zgody firmy leasingowej, a zaniechanie tego obowiązku wiąże się z dotkliwą karą finansową.
Wiele państw wymaga również od leasingobiorców, aby dysponowali pisemnym upoważnieniem właściciela pojazdu do jego prowadzenia. Dokument upoważnienia może być wymagany podczas kontroli przeprowadzonej przez policję lub straż graniczną. Zazwyczaj pełnomocnictwo powinno być napisane w języku angielskim lub urzędowym danego kraju. Powinny się w nim również znaleźć następujące dane:
- numer rejestracyjny pojazdu,
- numer VIN,
- dane osobowe i adresowe firmy leasingowej oraz leasingobiorcy,
- numer dokumentu tożsamości,
- marka i model pojazdu,
- okres leasingu.
Zagraniczna podróż biznesowa a ubezpieczenie pojazdu
Każdy leasingowany samochód musi być objęty podstawowymi ubezpieczeniami OC i AC. Ich wykupienie będzie wystarczające w przypadku krajowej podróży służbowej. Jeśli jednak przedsiębiorca będzie chciał wyjechać za granicę, firma leasingowa może wymagać rozszerzenia polisy. W niektórych państwach (np. w Albanii, Rosji, Turcji, Ukrainie czy Bośni i Hercegowinie) wymagana jest również Zielona Karta – międzynarodowy certyfikat potwierdzający zawarcie polisy OC. Zazwyczaj towarzystwa ubezpieczeniowe wydają ją bez dodatkowych opłat.Przed wyjazdem w podróż biznesową warto także wykupić nieobowiązkową polisę Assistance. Dzięki niej w razie stłuczki, wypadku czy awarii pojazdu przedsiębiorca będzie mógł skorzystać m.in. z usługi pomocy drogowej i holowania, a także otrzyma auto zastępcze.
