1. Spakuj pełne komplety odzieży biznesowej
Na wyjazdach służbowych często organizuje się negocjacje biznesowe, spotkania z kontrahentami, wykłady branżowe, prezentacje przed klientami albo szkolenia pracowników. Na każdym takim wydarzeniu ważna jest prezencja, elegancki wygląd i schludny ubiór, który podkreśla klasę człowieka. Szczególną uwagę powinni zwrócić na nią ci, którzy podczas wyjazdu są odpowiedzialni za reprezentowanie firmy na zewnętrznym wydarzeniu.
Zabierz ze sobą pełne komplety eleganckiej odzieży odpowiedniej na wymienione wyżej okazje. Skompletuj stylizacje jeszcze w domu, najlepiej pakując je w odpowiedniej konfiguracji, żeby uniknąć dopasowywania do siebie poszczególnych elementów już na miejscu. Potrzebujesz tyle kompletów, ile dni spędzisz w podróży. Jeśli Twoja praca wymaga od Ciebie ciągłego noszenia eleganckiej odzieży, możesz zabrać dodatkowy komplet na wszelki wypadek.
Jak dobrać eleganckie ubrania pod kątem stylu? To w dużej mierze zależy od zajmowanego stanowiska i funkcji pełnionej podczas wyjazdu. Niektóre okoliczności mogą wymagać w pełni formalnego stroju, inne natomiast dopuszczają ubrania w stylu casualowym. Najlepiej postawić na coś skromnego, utrzymanego w klasycznym guście, bez przesadnych zdobień, a jednak o eleganckim charakterze podkreślającym klasę.
2. Nie zapomnij o wygodnych ubraniach
Wybierając ubrania biznesowe, nie można zapomnieć o zabraniu ze sobą także wygodnej odzieży. Będzie ona potrzebna już pierwszego dnia wyjazdu podczas drogi. Im dłuższy jest pokonywany dystans, tym bardziej zaleca się założyć coś swobodnego zamiast ubrań, które mogą krępować ruchy i powodować dyskomfort. W samochodzie, pociągu, czy nawet samolocie dobrze sprawdzi się wygodna sukienka w podróż, najlepiej wykonana z elastycznych materiałów. Jeśli zaraz po przyjeździe musisz się dobrze prezentować, przygotuj sobie komplet, w który przebierzesz się po dotarciu na miejsce.
Wygodne ubrania będą Ci potrzebne także podczas czasu wolnego. Żaden wyjazd biznesowy nie składa się wyłącznie ze spotkań czy szkoleń. Wieczorami, a często nawet już popołudniami, pracownicy mogą zwiedzać okolicę, korzystać z udogodnień oferowanych przez hotel, albo spędzać wspólnie czas w ramach integracji grupowej. Na takie okazje przyda się codzienna odzież. Im więcej aktywności się planuje, tym ważniejsze jest przemyślenie niezbędnych ubrań. Jeśli na przykład w hotelu znajduje się basen, podczas wyjazdu potrzebny może okazać się strój do kąpieli. Innym przykładem może być ośrodek zlokalizowany w górach, który zachęca do wycieczek po szlaku, jednak i do tego niezbędne będą odpowiednie ubrania.
3. Spakuj ubrania tak, aby się nie pogniotły
Biznesowe okazje wymagają odpowiednich ubrań, które ze względu na delikatne materiały wykonania niestety mogą łatwo się gnieść. Spakowane do walizki lub torby po dotarciu na miejsce mogą nie nadawać się do założenia bez prasowania, jednak w hotelach nie zawsze można liczyć na żelazko udostępniane dla gości. Chcąc na stałe rozwiązać ten problem, można zaopatrzyć się w niewielkich rozmiarów żelazko turystyczne. Gniecenie się ubrań można także nieco ograniczyć przez właściwe składanie.
Przede wszystkim unikaj składania ubrań w kostkę, a zamiast tego staraj się je rolować. W ten sposób na powierzchni materiału nie tworzą się zagięcia, a ubrania się nie gniotą. Zrolować można większość sukienek, spodni, czy bawełnianych koszulek.
Jeśli jakichś ubrań nie da się zrolować i wymagają one choćby częściowego złożenia, zaleca się najpierw włożyć je do foliowego worka. Worek pomiędzy zagnieceniami materiału ochroni go przed tarciem, które doprowadza do powstawania zagnieceń.
Ważne jest także umiejętne składanie koszul na guziki, zwłaszcza że często są one szyte z materiałów podatnych na zagniecenia. Przed spakowaniem koszul radzi się składać je tak, jak są one układane na sklepowych wystawach. Guziki należy zapiąć, a koszulę rozłożyć na płasko plecami ku górze. Rękawy następnie kieruje się w dół, a lewą i prawą część składa do środka. Fragment materiału z guzikami, który po założeniu znajdzie się na klatce piersiowej, ma pozostać bez zagięć, dzięki czemu nie będą one tak widoczne.
4. Przed wyjazdem uzupełnij kosmetyczkę
Kosmetyczka to jedna z rzeczy całkowicie niezbędnych poza domem. Przed podróżą koniecznie należy sprawdzić jej kompletność i uzupełnić wszystkie używane na co dzień kosmetyki jak mydła, szampony, odżywki do włosów, produkty do makijażu, pasty do zębów, czy dezodoranty. Jeśli któregoś z kosmetyków zabraknie, dokupienie konkretnego produktu może nie być łatwe, zwłaszcza jeśli hotel znajduje się w małej miejscowości. Podstawowe kosmetyki takie jak mydło do ciała zwykle można znaleźć w hotelowych pokojach. Ich zapas bywa jednak niewielki i nie dla każdego będą one odpowiednie, zwłaszcza jeśli mowa o osobach z alergiami skórnymi albo zmagającymi się z atopowym zapaleniem skóry.
Jeśli chcesz uniknąć zabierania ze sobą dużych opakowań wszystkich używanych kosmetyków, poszukaj w drogerii wersji podróżnych. Wielu producentów wypuszcza do sprzedaży małe opakowania popularnych produktów właśnie w tym celu. Nie zapomnij również o pojemnej kosmetyczce, dzięki której nie zgubisz nawet drobnych przyborów i utrzymasz wśród nich porządek.
5. Przemyśl wybrany środek transportu
Pod kątem środka transportu duże znaczenie ma to, jaki dystans ma się do pokonania. Warto pamiętać, że nie zawsze samochód jest najwygodniejszym, najszybszym, czy najbardziej opłacalnym sposobem na dotarcie do celu.
Niektóre firmy udostępniają swoim pracownikom samochody firmowe, z których mogą oni korzystać podczas wyjazdów. Jeżeli jednak firma nie oferuje takich udogodnień, warto dokładnie sprawdzić warunki zwrotu kosztów za dojazd na miejsce prywatnym pojazdem. Najczęściej jest to stawka przeliczana przez ilość pokonanych kilometrów. Przed wyjazdem warto dokładnie policzyć, czy zwracane środki rzeczywiście pokryją wszystkie ponoszone koszty.
Zanim ostatecznie zdecydujesz się na podróż samochodem, sprawdź możliwości dojazdu innymi środkami transportu takimi jak bus, pociąg, czy nawet samolot. Może się okazać, że dzięki zmianie decyzji podróż okaże się krótsza i tańsza, a Ty odpoczniesz, zamiast spędzić kilka godzin za kierownicą.
6. Przygotuj się na rozliczenie finansowe z wyjazdu
Pracownicy oddelegowani na wyjazd służbowy zwykle są proszeni o zatrzymywanie rachunków, potwierdzeń płatności, czy biletów na przejazdy, żeby firma mogła zwrócić im ponoszone koszty. Nawet pracując we własnej firmie, warto zachowywać potwierdzenia transakcji dla dopełnienia wszelkich formalności związanych z księgowością i odliczeniami kosztów.
Jeszcze przed wyjazdem dowiedz się od swojego przełożonego lub księgowego, jakie potwierdzenia będą potrzebne po powrocie i czy możesz liczyć na pełen zwrot kosztów, czy będzie to jedynie ich część. Pozwoli Ci to na rozsądne zaplanowanie budżetu na wyjazd, a także zbieranie odpowiednich rachunków. Najlepiej będzie, jeśli zabierzesz ze sobą teczkę lub koszulkę na dokumenty, do której będziesz odkładać potwierdzenia transakcji na bieżąco, żeby żadnego nie pominąć ani nie zgubić.
7. Powiadom klientów i współpracowników o nieobecności
Twoi najbliżsi współpracownicy zapewne wiedzą o Twoim wyjeździe i sami zauważą Twoją nieobecność. W nieświadomości mogą jednak tkwić osoby z innych działów firmy, kontrahenci kontaktujący się z Tobą sporadycznie, albo klienci. Do tych, którzy mogą chcieć skontaktować się z Tobą podczas wyjazdu, najlepiej od razu napisz wiadomość informującą o nieobecności. Niezwłoczne sprawy załatwcie od razu, a te, które mogą poczekać, przełóżcie na czas po Twoim powrocie.
Niezbędna jest także informacja zamieszczona w automatycznej odpowiedzi w skrzynce mailowej, tak zwanym autoresponderze. Jeśli ją ustawisz, ktokolwiek wyśle do Ciebie wiadomość podczas nieobecności, otrzyma natychmiastową automatyczną odpowiedź. Powinna się w niej pojawić wiadomość o wyjeździe, dokładnym terminie nieobecności, zapewnienie o kontakcie po powrocie oraz kontakt do osoby, która na czas podróży służbowej przejmie Twoje obowiązki. Jeśli ktoś taki nie jest wyznaczony, możesz podać kontakt do opiekuna działu lub współpracownika zajmującego podobne stanowisko.
