ATS, czyli Applicant Tracking System: czym jest i jak działa?
To rozbudowana, wspierająca nas na każdym poziomie prowadzenia naboru, usługa, do której w czasie rzeczywistym mają dostęp wszystkie osoby, które w naszej firmie odpowiadają za nabory. Przykładem takiego oprogramowania jest system ATS od ElevatoSoftware. Nic nie stoi na przeszkodzie, by administrator przypisał do pracy nad projektem kilka osób, które będą pracować równolegle.
Najlepsze narzędzia dostępne na rynku wspierają nas już na etapie projektowania samego ogłoszenia o pracę. W świecie nowoczesnej komunikacji branżowej bardzo ważna jest odpowiednia identyfikacja wizualna. Gdy chcemy pozyskać wartościowego pracownika, na przykład na stanowisko kierownicze, to czasem taki pozornie błahy szczegół może zaważyć na tym, czy kandydat zdecyduje się aplikować o pracę.
Nowoczesne narzędzia wspierające rekrutację to w dużej mierze usługi webowe. System ATS online daje nam dostęp do ogromnej ilości funkcji, pod wieloma względami dominując nad tradycyjnym oprogramowaniem, które obowiązkowo trzeba instalować na każdym komputerze, tracąc sporo czasu.
Czym powinien wyróżniać się system ATS dla dużej firmy
Wartością dodaną będzie tryb automatycznego publikowania ofert w wybranych serwisach czy social mediach. Duże działalności na pewno docenią też taką funkcję, jak możliwość dodania dedykowanego widżetu na swojej stronie, na przykład w dziale Praca/Kariera.
Atutem będzie też integracja usługi z platformami, gdzie każdego dnia tysiące osób szukają nowej pracy. Można tu wskazać m.in. na OLX, Indeed, Jooble czy Fachpraca. Im większa baza platform, które są kompatybilne z naszym oprogramowaniem ATS, tym mniej czasu stracimy, dodając tam te oferty ręcznie.
Gdy prowadzimy kilka naborów na różne stanowiska, na pewno docenimy tryb zintegrowania wszystkich nadesłanych aplikacji w jednym miejscu. Taka uniwersalna, odpowiednio zabezpieczona baza danych, znacznie ułatwi nam przeglądanie CV kandydatów. Atutem będzie też możliwość wysyłania wiadomości zbiorczych do wybranych osób — na przykład tych, które przeszły do kolejnego etapu naboru — oraz możliwość tworzenia zadań rekrutacyjnych, które pomogą nam szybko sprawdzić umiejętności kandydata w praktyce.
Pracownicy działu HR na pewno docenią też tryb kontaktowania się z wybranymi osobami poprzez SMS-y. To prosty sposób, by szybko zaprosić na rozmowę o pracę potencjalnych kandydatów lub by poinformować ich o nagłej zmianie terminu spotkania. Duże firmy, gdzie nad naborem czuwa wiele osób, powinny zwrócić też uwagę na to, czy narzędzie ATS, na jakie się zdecydujemy, pozwala na współdzielenie pracy z bazą danych między kilka różnych osób. Może też przydać się tryb integracji oprogramowania z Google Suite czy Office 365, by lepiej zarządzać swoim kalendarzem w pracy.
Czy oprogramowanie ATS spełnia wytyczne RODO?
Tak, najlepsze narzędzia tego typu, które są dostępne na rynku, są w pełni zgodne z rozporządzeniem o ochronie danych osobowych. Zapewniają też dostęp do aktualnych, zgodnych z prawem, zgód na przetwarzanie danych.
Twórcy takich aplikacji, na przykład ElevatoSoftware, dbają też o to, by zgłoszenia kandydatów, które zawierają dane wrażliwe, były odpowiednio zabezpieczone, a także by — po zakończeniu naboru — można było łatwo je zanonimizować.
